Directorate for the Built Environment
Architecture
and Place Division
T: 0131-244 7476 F: 0131-244 7949
The Scottish
E: [email address]
Government
Mr Wyllie
[email address]
Your ref: [email address]
Our ref:
Fol/10/00022
3 February 2010
Dear Mr Wyllie
Thank you for your email requests dated 30 December 2009 and 12 January 2010 under the
Freedom of Information
(Scotland) Act 2002, for information
c ntained in any minutes of
meetings or correspondence
since 1st January 2008 between Mi isters or officials and any of
the three bodies concerned in the rationalisation and streamlinin
of the Royal Commission
on the Ancient and Historical Monuments of Scotland (RCAHMS , Historic Scotland and the
National Archives of Scotland (NAS).
We have completed our search for the information you request, a d I have provided the
relevant information we hold on meetings and correspondence
in he form of complete and
accurate extracts from our records as part of this letter and in the
ttached annexes. While
we have endeavoured to provide information whenever possible,
xemptions under section
30(b)(i)&(ii) of the Act apply to some of the information in the seri s of e-mail exchanges
during this period between officials and representatives of the 3 b dies - see annex 12.
These exemptions apply because disclosure of the information w uld be likely to inhibit
substantially the free and frank provision of advice and the free a d frank exchange of views
for the purposes of deliberation.
As the exemption is conditional we have applied the 'public intere t test'. This means we
have, in all the circumstances
of this case, considered if the publi
interest in disclosing the
information outweighs the exemption.
We have found that, on bal nee, the public interest
lies in favour of upholding the exemption.
We recognise that ther
is a public interest in
discussions about the future of public bodies but we believe that t is will largely be met by
the information which we are providing.
In our view there is a gre ter public interest in
ensuring that Ministers and officials have some private space with n which they can have
free and frank discussions about issues such as this, without fear hat all details of those
discussions will be prematurely released.

---

MEETINGS
Linda Fabiani, as Minist r for Europe, External Affairs and Culture,and
her officials met with
representatives
of RCA
MS to discuss these matters during the period concerned on 21
August 2008 and 11 D cember 2008.
The 21 August meeting was with the Chair, Vice-
Chair and Chief Executi e of RCAHMS to discuss alternative options for delivery of relevant
benefits envisaged by t e Scottish Government's
Simplification
programme.
Ms Fabiani
sent a minute to the Sco tish Government Chief Architect after the meeting which was copied
to the Chief Executive
of Historic Scotland and NAS.
Information from this meeting is
included as annex 1. T e meeting on 11 December was with the Chair and Chief Executive
of RCAHMS to discus
the view taken by the Scottish Cabinet on 2 December 2008,
regarding the future of
CAHMS in relation to the other 2 bodies. No minutes were kept of
this meeting, but details of this are included in the Minister's subsequent
letter, information
from which is included a annex 4.
Ms Fabiani had discussi
ns with the Chief Executive of NAS during this period on 19 August
2008 and 6 September
008. The 19 August meeting was a telephone conversation and the
16 September discussi
n was part of a meeting to discuss a wider range of topics. No
minute was made of either conversation.
Ms Fabiani met with rep esentatives of Historic Scotland on a regular basis (usually monthly)
as part of her portfolio
esponsibilities
to discuss the work of the Agency.
During some of
these meetings there w re discussions
about proposals being considered for the future of
RCAHMS, including the rationalisation
and streamlining
of the 3 bodies, but the meetings
were one to one, and no written records of the meetings were taken.
I can confirm that a nu
ber of meetings also took place between the Minister's officials and
officials of the three org nisations during the period you are interested in. These meetings
were held to enable off cia Is to obtain a more detailed understanding
of the technical and
practical issues around
he rationalisation and streamlining of the activities of the 3 bodies.
This was to enable 0 cia Is to brief Ministers in greater detail about the options being
considered.
The only meeting
of this nature where formal
minutes were taken was a
meeting on 7 May 20 8 between
representatives
of RCAHMS
& Historic Scotland and
officials of the Scottish Government
to discuss possibilities for integrating the information
technology systems of the 2 bodies (see annex 2 for the information
contained
in this
document).
An informa
minute of a meeting between officials and the Chief Executive of
RCAHMS on 14 Octob r sets out the key points of the discussion
(see annex 3 for the
relevant information).
Mr Michael Russell, as Minister for Culture, External Affairs and the Constitution,
and his
officials met with repres ntatives of RCAHMS during the period concerned on a visit to the
organisation on 19 May 2009.
Mr Russell summarised
his discussions on the area of your
request in a subsequent letter to RCAHMS dated 1 July 2009: see below and annex 6).

---

CORRESPONDENCE
Ms Fabiani wrote to RCAHMS
on 19 January 2009 setting out
ow she wanted to take
forward the consideration
of the options for the future of RCAH
S: see annex 4 for the
relevant information
contained
in this letter. The three organisati
ns submitted a detailed
joint response in February, which consisted of a shared support
ervices document and a
working document: see annex 5.
Mr Russell wrote to RCAHMS, Historic Scotland and NAS on 1 Ju y 2009 to summarise the
position he expressed at his visit of 19 May 2009: see annex 6. I
his letter he asked the 3
organisations to submit detailed proposals.
The 3 organisations
ade a joint response on
20 August: see annex 7.
The Chief Executive
of NAS submitted
a paper on NAS's vie
s of joint working with
RCAHMS on 14 February 2008: see annex 8.
The Chair of R
HMS wrote to the First
Minister on 10 October 2008 concerning
the future of RCAHMS
nd Ms Fabiani replied on
22 October 2008: see annex 9. The Chief Planner of the Scottish Government wrote to the
Chair of RCAHMS on 20 November 2008: see annex 10 for relev nt informationeftrom
the
letter.
The Chair of RCAHMS wrote to Mr Russell on 11 Februa
2009 introducing him to
the work of RCAHMS, stating his view on the relationship betwee
the natural, historic and
built environments and inviting him to visit the organisation.
Mr Ru sell replied on 13 March
2009: see annex 11.
There has also been a series of e-mail exchanges during this pe iod between officials and
representatives
of the 3 bodies.
Extracts of the relevant informati
n from these messages
are included as annex
12, with the exclusion of some informati
n which we consider is
exempt from release under section 30(b)(i)&(ii) - see above.
If you are unhappy with this response to your request, you ma
ask us to carry out an
internal review, by writing to:
The Permanent Secretary
The Scottish Government
St Andrew's House
Regent Road
Edinburgh
EH13DG
Your request should explain why you wish a review to be carried out and should be made
within 40 working days of receipt of this letter.
We will reply
ithin 20 working days of
receipt. If you are not satisfied with the result of the review, you
ave the right to make a
formal complaint to the Scottish Information Commissioner.
Yours sincerely
-=:J ~
~/\
Jim Mitchell
Senior Architect
IS014~atv.
.~
Victoria Quay, Edinburgh
EH6 6QQ
8~
www.scotland.gov.uk
INVESTOR IN PEOPLE

---

ANNEX 1
Minute from Linda Fab ani, Minister for Europe, External Affairs and Culture, to the Scottish
Government Chief Arc itect
PUBLIC SECTOR RE ORM: RCAHMS
1.
Thank you for
our support at today's meeting with the Chair, Vice-Chair and Chief
Executive of RCAHMS
2.
The Commissio
representatives
were left in no doubt that the status quo is not an
option,
however
muc
they want that to be the case.
Against
that background,
the
Commission's
clear p eference
is to transfer to NAS which they thought offered exciting
opportunities and they
ere resolutely opposed to the splitting of their functions.
3.
The Commissi
n agreed
to come back to us with their view on what a new
organisation
which m rged the Commission
and the Archive
would look like and what
benefits it would offer. The option of a merged organisation should be explored with NAS.
We also agreed to 100
at the issue of survey and recording further.
I would be grateful if
you could put the arra gements in hand for this as a matter of urgency as my intention is,
early next month, to s ek the agreement of the First Minister and Cabinet Secretaries on the
way forward.
4.
I should also w sh to put on record that I gave the Commission
representatives
my
assurances that they
ould be equal partners in progressing whatever proposition Cabinet
agrees.
4

---

ANNEX 2
7 May 2008 meeting between representatives
of RCAHMS an
Historic Scotland and
Scottish Government
officials to discuss possibilities
for in egrating IT systems of
RCAHMS & Historic Scotland more closely.
Extract from minutes of meeting:
1.
The meeting was held to discuss the possibilities for close
integration of the two IT
systems as part of the Scottish
Government's
programme
of
elivery of simpler, more
effective government.
2.
RCAHMS
and
Historic
Scotland
started
their
IT syste
s with
a linked Oracle
database system, supplied by the Scottish Office in the 1980s, an
which both still have. A
later comparison study showed there was a narrow overlap betwe n the interests of the two
organisations
in relation
to place and the link between
the
0
remains.
RCAHMS
programme of digitisation of architecture records was originally link d with the HS system on
the data base side so that the two systems can see each other. T e joint PASTMAP project
grew out of the success of RCAHMS's Canmap.
There are regul r joint IT liaison meetings
to manage areas of joint working.
RCAHMS
also works with
istoric Scotland on GIS
developments when HS do not have the necessary technical staff.
3.
Pastmap
is hosted and maintained
by RCAHMS
at a s rvice cost to HS which
includes significant charitable software reductions, particularly of
SRI software.
Charitable
status gives RCAHMS a Higher Education discount as an associ a e member of the CHEST
(Combined Higher Education Software Team) agreement.
HS is
ot a member of CHEST
and is therefore not eligible for the discount.
HS has internal lice sing for GIS.
RCAHMS
has site licences for GIS as a package which allows all staff to us
the system: about 50 of
RCAHMS staff are currently active GIS users.
The cost of these licences would be much
higher if they were
not available
to RCAHMS
through
CHES.
CHEST
also allows
RCAHMS to bring other users, such as local authorities,
into Pa tmap.
Charitable status
makes this easier.
RCAHMS is now hosting one of the local autho ity Sites and Monuments
Records (SMRs).
Both RCAHMS and HS want to join the eplannin
system.
4.
If RCAHMS joined the Scottish Government SCOTS syste
,it would still need the
different specialist software it currently uses.
Either these would
e verified and packaged
for use on SCOTS PCs or they would operate as stand-alone
s stems.
Verification and
packaging is required for any software that is to be installed 0 to a PC.
Server based
software does not go through the same procedure.
HS has stand- lone computers for tasks
such as environmental
monitoring in the buildings in its care and or site surveys.
Another
example of a system not hosted on SCOTS is the Edinburgh Ca tie ticketing system.
HS
has 50 standalone computers
in addition to SCOTS.
The educa ional outreach staff have
access to SCOTS for Internet and collaborative
software (eg M
Outlook) but also have
standalone
laptops for Powerpoint
presentations
on Video
proj ctors and Smartboards.
Historic Scotland has responsibility for the security of all of the H
specific IT systems that
are hosted on SCOTS.
ISIS has responsibility for the security of
lIaborative software, SG
corporate systems, anti virus and the perimeter security of SC
TS.
Internet access on
SCOTS is monitored and there is a blacklist of websites.
RCAHMS currently has control
over all of its IT systems security and joining SCOTS would chang
this: further investigation
of the implications
for this would be required.
There would als
be implications for the
SWISH agreement.
5

---

5.
The possibilitie
of developing further links with the other National Collections also
need consideration.
There are fibre optic links between
NLS buildings which may be
extended to include G anton.
RCAHMS wants to become a Trusted Digital Repository, like
some of the other Nati nal Collections, but this is not a relevant ambition for HS. RCAHMS
works
with
the
Arc aeological
Data
Service
in
England
and
is
keen
that
digital
archaeological
archiv
remain in Scotland rather than being stored in York.
The digital
storage needs of RCA
MS are constantly increasing and are now being further increased by
the needs of SCRAN
nd TARA.
HS does not have a need for digital archive databases.
6.
The overlap
0
IT interests
between
RCAHMS
and HS is restricted.
The cost
consequences
of cha ge are complex and would need to be discussed
with ISIS and
possibly independent
IT consultants.
RCAHMS's
main business
is in the provision of
information, but could
eparate the IT service system for email, file access, etc.
However,
RCAHMS gets a disco nt on costs for its email and network and would probably have to pay
more. It couldn't just ditch parts of the system if it became one organisation with HS or NAS.
RCAHMS does much of its IT work in-house for fast response
and only uses external
consultants where ne
ed. SCRAN and TARA are currently on stand-alone systems, but it
is proposed to integra
them in the long run. SWISH is integrated with everything else as
RCAHMW has the sa
e database requirements as RCAHMS.
The Welsh would not be able
to fund their share of
WISH if costs increased significantly following the loss of charitable
status by RCAHMS.
WISH has intangible benefits: it is a service but also a partnership.
SWISH could be expa ded to bring in all the local authority SMRs: one is already on board.
There is a possibility
of bringing
NTS in as well.
RCAHMS
provides Wales with the
equivalent of PASTMA
,called Historic Wales.
7.
RCAHMS's
No ell network also benefits from the charitable
status.
The Oracle
licensing is still done through
the Scottish
Government.
Oracle
has been offered to
RCAHMS free in the
ast because of the charitable status, but in the longer run support
costs would go up.
HS has a separate
licensing
agreement
for Oracle.
RCAHMS
experience with procu ement through SG (e.g.: fuel costs) is that it is more expensive than
when it can procure 0
its own as a charitable body.
There are also some IT developments
included in some of th
HLF grants to RCAHMS for projects.
RCAHMS run these in-house.
8.
RCAHMS has
choice at present on procurement
method and generally gets the
best deal it can by c oosing to purchase through the SG framework
agreements
or by
separate purchase as a charitable body.
It could save on hardware costs by purchasing
through ISIS. There a e some services which RCAHMS provides free to the user which HS
as an Agency would h ve to charge full cost recovery for.
6

---

ANNEX 3
14 October
2008
meeting
between
Chief
Executive
of
CAHMS
and
Scottish
Government officials
The key points noted from the meeting which are relevant to the re uest are as follows:-
•
The uncertainties
over the future of RCAHMS have mad
partnership working with
other organisations
more difficult.
These include parts of the Scottish Government,
Historic Scotland and the other National Collections, inclu ing NAS.
There has also
been a significant increase in sick leave amongst staff of
CAHMS in recent months
which may be a symptom of the long term uncertainties ove the future .
•
Given the uncertainties
for the future, RCAHMS is findin
it difficult to plan for the
2009-10 year.
This is made more difficult by the lack 0 clear heritage or culture
policies emerging since the election.
ANNEX 4
19 January 2009: letter from Linda Fabiani to Chief Executive
f RCAHMS
I am writing to you to set out how I want to take forward the consid
ration of the options for
the future of the Royal Commission following my recent discussion with Cabinet on the future
of RCAHMS.
I want first of all to confirm, as Ian Gilzean has already set out in c rrespondence to you in
December, that although Cabinet has deferred making a decision
n the future status of
RCAHMS,
it has not yet excluded any of the existing proposed op ons. However, Cabinet
wishes to be able to consider the widest range of options for the fu ure of RCAHMS, in order
that the optimum potential to achieve delivery benefits can be ident fied. Cabinet will
examine the options proposed in the context of the other 'further w rk' proposals of the
Simplification Programme and the timescales for Cabinet's decisio s will therefore depend
on the wider programme of work by the Simplification Team.
Cabinet is therefore seeking further clarification of the potential for
CAHMS, Historic
Scotland and the National Archives of Scotland to work collaborati
ely on the issues of
shared services, storage and shared working, to establish whether
here is scope to provide
the same or similar efficiency and effectiveness benefits to those w ich the Simplification
Programme is seeking to achieve. The aim is to establish by the e d of January whether a
shared service approach is a viable alternative to organisational
re tructuring in terms of the
potential efficiencies that can be gained.
With this requirement in mind, I would ask you to explore with John Graham and George
MacKenzie what are the possibilities for a shared service approach and to provide jointly
developed and agreed proposals which will address the requireme
ts of Cabinet set out
above and allow Ministers to compare this approach with the optio s already under
consideration by Cabinet.
Given the timescale adopted, I am askin
you to provide Ian
Gilzean with your initial proposals before the end of January.
I acc pt that there may be
different views held by each of you and that you may not be able to reach a collective view of
every aspect of how this option would be taken forward.
Such pro osals should not be
excluded from your submission, but a commentary should be provi ed with them which
explains the different views held.
7

---

It is, of course, importa t that Cabinet is able to look at the financial aspects of your
proposals so that they
an be compared with the other options under consideration.
I
therefore require you t
provide me with the most robust financial information in support of
your ideas which it is p ssible to develop within the timeframe we are working to. As part of
your examination of th
financial aspects of your proposals, you may also wish to revisit the
figures already submitt d for the options involving amalgamation.
As part of your submis ion, I would also like you to consider what kind of governance and
structural changes you
ould jointly propose for the three organisations, in order to most
effectively bring forwar
and deliver the shared services proposed.
I am copying this letter 0 John Graham and George MacKenzie to ensure that they are fully
aware of Cabinet's curr nt thinking about the future of the Royal Commission and to ensure
that the three of you ta e forward this work jointly and as soon as possible.
ANNEX 5
Response from the 3
rganisations to Annex 3:
DOCUMENT 1:
SHARED SUPPORT S RVICES IN RCAHMS, NAS AND HS
Introduction
1. This note discusses the scope for the Royal Commission on the Ancient and Historical
Monuments of Scotl nd (RCAHMS), Historic Scotland (HS) and the National Archives of
Scotland (NAS) to
ake savings through sharing support services.
It reflects discussion
among the three chi f executives.
2. The three organisat ons have different governance structures and status within
government.
RCA
MS is an NDBP and has charitable status and is sponsored into the
Scottish Governme
t (SG) by the Architecture and Place team in the Built Environment
Directorate.
NAS a d HS are Executive Agencies whose chief executives report directly
to SG Ministers.
3. The three organisat ons are of different sizes. RCAHMS
employs around 100, NAS
employs around 16 ,and Historic Scotland employs around 1000.
4. The three organisat ons already share support services extensively with other
organisations, altho gh not with each other.
5. The note looks in tu n at each of the main support services common to all three
organisations, quot s the costs incurred by RCAHMS, discusses the scope for sharing
and offers a conclu ion on the scope for savings through sharing.
Information tec nology
6. All three organisations use information technology to deliver services to customers, and
the scope for great r sharing in that use of IT is discussed in the separate note about the
scope for sharing fu ctions. This note concentrates on IT as an internal support service.
8

---

7. RCAHMS spends around Â£50K on this annually.
8. RCAHMS currently provides this service in-house, as does NAS. Historic Scotland
purchases the service from the core of the Scottish Governmen
(SG) and its staff are on
the SCOTS network.
The most obvious scope for savings in thi
area might come from
the RCAHMS and NAS joining the SCOTS network.
Both have
onsidered this in the
past, but reached the view that the subscription cost outweighs
he likely benefits.
Similarly, the initial investment required to bring together the infr structure of NAS and
RCAHMS outside SCOTS would outweigh any savings.
RCAH
S is exploring the
potential benefits of networking with the NLS (National Library 0 Scotland), NGS
(National Galleries of Scotland) and NMS (National Museums 0 Scotland) with a view to
sharing fibre cabling and providing the infrastructure that would
upport other shared
support services.
9. There does not appear to be any scope for savings in this area hrough sharing among
the three organisations.
Human resources
10. RCAHMS spends around Â£40K annually on HR, including pens on and payroll
administration and recruitment advertising.
11. RCAHMS, as an NDPB, currently provides the service in-hous
and its staff are outside
the SGMain bargaining unit. It uses the SG framework contract for recruitment
advertising. RCAHMS provides Human Resources services to
+DS (Architecture and
Des.ign Scotland).
HS as an agency has delegated responsibi ity for human resources
within the SG family, and its staff are also outside SGMain. NA
as an agency obtains
the service from the core of the SG and its staff are part of SG
ain. It also shares
training and development services with GRaS, which are wort
around Â£20k per year.
Each organisation therefore has different pay and grading arra gements and different
terms and conditions.
12. There are unlikely to be significant savings from one organisati
n taking on
responsibility for human resources for staff in another organisa ion which has different
pay and grading arrangements and different terms and conditi
ns. There is more
potential for RCAHMS to work with the NLS, NGS and NMS on shared services for
Human Resources.
13. There appears to be no scope for savings in this area through
haring among the three
organisations.
Finance
14. RCAHMS spends around 70k on this annually
15. RCAHMS, as an NDPB, currently provides the service in-hous
and also provides
finance services to A+DS.
It has its own accounting system bu uses the SG SEAS
system to pay invoices.
NAS uses the SEAS system and the
G's e-procurement
system, and draws on the support of the SG Finance Directora e. HS has delegated
responsibility for finance and has its own accounting system a d procurement system.
Each organisation therefore has different existing arrangement
and systems.
9

---

16. The potential of RC HMS using the HS accounting system was explored a few years
ago and the accou ting requirements to Government are very different.
RCAHMS also
has to provide SO
P compliant accounts for charitable purposes.
RCAHMS is exploring
the potential of wor ing with the NLS, NGS and NMS on financial shared services.
RCAHMS and NA
have already informally agreed procedures for mutual assistance to
ensure business c ntinuity in the event of loss of access to the SEAS system in either
organisation.
It ma
be possible for NAS to undertake some routine payment
transactions via SE S on behalf of RCAHMS, as it already does for the ScotlandsPeople
partnership, but thi
would produce little. in the way of savings.
17. There appears to b
little scope for savings in this area through sharing among the three
organisations.
Facilities man
18. RCAHMS spends a ound Â£160k on this annually, including staff costs, building
maintenance contr cts, cleaning and preventative maintenance and works
19. RCAHMS currently
rovides a service in-house, but also purchases property and
facilities managem
nt services from GVA Grimley (as one of the OGC's preferred
suppliers of PFM s rvices) for an annual fee of Â£1.6k per annum plus commission on
any works they ma age. NAS share the service with the General Register Office for
Scotland, because
hey share their main building. HS purchases the service for its main
building from a priv te supplier. Again, therefore, the existing arrangements differ in the
three organisations
20. There appears to b
little scope for savings in this area
RCAHMS currently operates its
own security, but th·s is not 24hour cover. Benefits would accrue from a joint approach
to security though t is is a necessary shared additional cost rather than a saving.
Vehicles
21. RCAHMS spends a ound Â£20k on vehicle maintenance annually.
22. RCAHMS makes e ensive use of vehicles for its survey work.
It maintains a pool of its
own vehicles. NAS
perates one van on a regular basis and uses the SG central
contract for other v hicle hire. HS makes extensive use of vehicles and maintains its
own pool, which it s pplements using the SG central contract for vehicle hire.
23. The most obvious s ope for possible savings within the three organisations would be for
RCAHMS and HS t
establish a common pool of vehicles based in Edinburgh.
This
might reduce by on
or two the number of vehicles required, and might produce small
savings in manage
ent costs, but managing a pool across two sites would not be
straightforward and the benefits of having vehicles clearly identified with each
organisation would
e lost.
24. There may be som
scope for saving in this area, but any savings seem likely to be very
small.
Utilities
25. RCAHMS spends a ound
£80k on energy and Â£20k on telecommunications
annually.
10

---

26. RCAHMS and HS purchase both energy and telecommunicatio
s under the central SG
contracts. NAS uses SG contracts on energy, and has a joint w rking arrangement with
GROS on telecommunications.
27. There does not appear to be any scope for savings through join action in this area.
Other procurement
28. The main other areas for procurement spend in the Royal Com
ission are ICT(already
shared up to 50% with RCAHMW and other ICT partners), spe ialist survey equipment,
and specialist archive and conservation
equipment (already bu k bought with NAS and
NLS suppliers wherever possible). All other procurement, inclu ing consultancies, uses
SG contracts, unless RCAHMS can make a case to purchase
ore cheaply.
29. The main areas of other procurement spend in NAS are IT runn ng costs, and stationery
and office supplies. In HS the big areas of other procurement s end are on works at
monuments, goods for sale in shops and and print work for mar eting.
30. Since there is no overlap in these other areas there does not ap ear to be any scope for
savings through joint action
Other support services
31. The chief executives have looked at other services such as me ia and PR, training and
health and safety, but the spend in RCAHMS in these areas is 0 small that the
opportunities for savings are insignificant.
Overall assessment
32. RCAHMS is working constructively to establish opportunities for shared support services
wherever possible. Where is it is possible to use SG systems di ectly, eg for
procurement,
RCAHMS does so.
Opportunities with different
rganisations have been
explored and shared services are already in operation in ICT and in Finance and HR.
Further potential is being considered with NLS, NMS and NGS, all of which have similar
relationships with the SG and are charitable organisations with
imilar objectives.
33. Because of the different status of the 3 organisations, the differ nt systems they use and
the existing shared service arrangements they have with the SG
nd other bodies there is
hardly any scope for savings from further joint action among the
of them.
January 2009
11

---

DOCUMENT 2:
Shared working be
een RCAHMS, NAS and HS
12. This paper
iscusses the scope for the Royal Commission on the Ancient and
Historical M numents of Scotland (RCAHMS), Historic Scotland (HS) and the
National Ar
ives of Scotland (NAS) to achieve public benefit and make savings
through wor ing in collaboration.
13. The three or anisations already collaborate with one another and each has
working part erships with many other organisations.
The differing functions of the
three organi ations means that collaboration between them is mainly bi-Iateral,
either betwe n RCAHMS and HS, or between RCAHMS and NAS. There is little
scope for co laboration involving all three. The different governance structures and
status within government of the three organisations does not affect joint working.
RCAHMS c aritable status brings financial and reputational benefits.
14. Working pa nerships exist at a variety of levels, from informal agreement
between pa icipating colleagues to more formal arrangements including
Concordats, Service level Agreements, and Letters of Intent. They may include
financial tra sactions between the parties and fund raising from external sources.
15. The paper I
ks in turn at each of the key areas in which collaborative work
between the three organisations already takes place, or where there is potential for
further devel pment. Where greater collaboration is recommended, it
distinguishe
between what is possible within existing frameworks and budgets,
and more ra ical approaches that could be achieved with additional injections of
funding. It d es not cover the many collaborative initiatives that each of the
organisation
has with other bodies inside and outside government.
Online Public Servic s
1. All three org nisations use information systems to manage their data and to
deliver infor
ation to customers.
All three organi ations currently operate a range of specialist systems for their
customers.
2.
The HS and RCAHMS systems have been developed in parallel, using shared
consultancy, expertise and purchasing power since 1990 with consequent public
benefits and inancial savings. As RCAHMS benefits from charitable status,
relevant savi gs are passed on to its collaborating partners. Regular consultation
examines th
ongoing efficiency of this arrangement as well as future joint
developmen
3. Pastmap, th
online service for users of data on the historic environment, was an
early expres ion of this collaboration, a one-stop-shop for customers interested in
the historic environment.
It attracts public and professional users and is part of the
SRDP servic . This project is provided jointly by RCAHMS under a Service Level
Agreement
ith HS. It currently includes online historic environment data from
some local a thorities in addition to RCAHMS data (archive, survey and research)
and HS data (designations). The potential to extend this to include all local
authorities a d other data providers, while upgrading the service to meet current
technologica
requirements and improve the service it for users has been explored
12

---

but funds are not available this year. It has the potential
0 link to e-planning.
4. There is, however,
also scope for HS to work with RCA
deliver better quality and more accessible historic enviro ment data to local
authorities and potential developers. At present the quali y of the data held by local
councils is patchy. Such a system could also improve th
quality and flexibility of
data for the more general user and the potential visitor to HS sites.
5. RCAHMS and RCAHMW are partners in SWISH, a shar d working arrangement
that develops information services for heritage.
50% of
CAHMS costs of
hardware, software, consultancy and development are s pported through this
initiative.
The development work is directly relevant to th t used by RCAHMS to
support and develop Pastmap and Scotlandsplaces
whi h therefore also benefit
from SWISH.
6. NAS is a partner in the ScotlandsPeople
initiative with th
General Register Office
and the Lord Lyon. The website brings together many of the official records for
family history allowing customers to search and view digi al images of several
million records.
It has around 700,000 registered subscri
ers worldwide and
brings in substantial income for the partners.
7. RCAHMS and NAS are working together on Scotlands
I ces, a project to provide
one-stop-shop
access for customers interested in people and places. This will be
launched in October 2009 as part of the Year of the Hom coming, and will be
extended to include data from other providers thereafter. It may, for example, be
feasible to join Scotlandsplaces
and Pastmap together in future.
It will encourage
pride and understanding of an inclusive national identity.
8. The technology used in these examples would enable th
customer to see the
information they want seamlessly, although it is derived f om different
organisations.
Each organisation would remain responsi
Ie for ensuring that its
own information is accurate and updated. There would th refore direct benefits to
users in terms of access and reliability, and economies 0 scale for the
organisations.
9. There has been no assessment of what the cost of these developments would be,
were they to be carried out separately and by external su pliers, but it is highly
likely that they would be considerably more expensive.
5.
Collections
1. As National Collections, RCAHMS and NAS currently have
ollecting policies that
ensure that collecting areas are distinct. Any potential area
overlap is discussed on
a case-by-case basis, as are any perceived gaps. Limited a quisition funds have
occasionally led to collaborative purchases eg the acquisitio
of three photograph
albums illustrating the construction of the Forth Bridge.
HS
oes not hold collections
of images or documents for archive purposes, although it do s hold other collections,
notably of carved stones.
2. NAS selects public records of permanent value from Scottis
Government, its
agencies, the Scottish Parliament and the Scottish Courts, u der the Public Records
13

---

(Scotland) Act 1 37 and consequent statutory instruments.
It also acquires other
historical record
of national or international importance relating to Scotland.
RCAHMS resea ch and survey work produces archive, and it collects archive from
elsewhere relati g to the built and historic environment.
HS does not collect archive
for long-term pr servation, nor does it make archive available for public research.
It
disperses gover ment records to NAS and archive relevant to archaeological and
architectural sit s to RCAHMS.
3. The archives fro
all archaeological work commissioned by HS, and by local authority
archaeologists,
re required to be deposited in RCAHMS. Finds are disposed to
museums. At R AHMS the archives are catalogued to historic environment
information stan ards (for which HS currently provides financial assistance).
RCAHMS provi es the informed service for the interpretation of these archives to the
public and profe sionals who may require them for further study, survey and
excavation work Unlike England, there is therefore one major central research source
in Scotland for c stomers interested in archaeological records. This also applies to
architects recor s, records of industrial sites and aerial photography.
4. Looking ahead, ong term storage and preservation of archive material is a joint
concern for RC HMS and NAS and the other national collections. Standards of
archival care an
storage are virtually identical for the two organisations. Work has
commenced on oint strategies for long term storage of digital data, storage of
specialist items
uch as photographs and negatives, plans and drawings and on
compact storag . Considerable scoping work was undertaken on this matter in 2006-
7. There is pote tial for joint working in this area, which is discussed further below.
5. Paper conserva ion is an area of mutual interest to RCAHMS and NAS. NAS already
assists RCAHM
with expertise and advice, and there is some joint purchasing of
materials and e uipment. There have been joint training sessions among the
conservators ne
ork in Edinburgh and there is also joint support for disaster
preparedness pi nning. A joint service seems perfectly feasible, and could bring
operational efficiencies and improve standards, though the financial savings would be
modest, if any.
AS has modern facilities in its Sighthill building and a highly expert
staff, most of wh m are professionally accredited.
RCAHMS currently has a
conservation stu io, but it is only staffed using project related funds when available.
Access
1. Both RCAHMS
nd NAS hold significant collections of archive material relating to
places and build ngs over time, including maps, plans and photographs.
There is
potential for brin ing together access to some of this material, both onsite and online.
Work on the latt r is already underway in the ScotlandsPlaces
project, which is
investigating the delivery of information from existing databases of the two
organisations to the public. By meeting the professional and technical challenges
involved in build ng a common system for resource discovery, and testing customer
reactions to it, t is project will be an important pathfinder for further online
collaboration, a d potentially enlarging the service by bringing in other data partners
eg Registers of
cotland and the other national collections.
2. Looking ahead,
roviding a single centre for physical access, in effect a joint reading
room for visitors would be more complex and costly. This would certainly require
significant inves ment, but this could be justified through an improved public service,
and by longer te m savings from merging reference services. A ScotlandsPlaces
14

---

Centre, parallel to the recently opened ScotlandsPeople
Ce tre for family history
would become an important attraction for visitors, as well as helping to simplify the
public sector landscape.
It would also help promote a sens
of identity among Scots
at home by putting them in touch with places important to th m, their families and
communities.
There would be additional benefits if some storage for archive
aterial was also shared.
RCAHMS have a pressing need for additional storage facilities, and NAS have a similar
need in the medium term, so the logic for sharing is clear. This could cover both
conventional paper records and the more exacting needs of ph tographic and digital
materials. The use of compact and intensive storage techniqu
s would increase the
initial investment, but reduce longer term costs by requiring les
space. Considerable
preparatory work has already been done as part of the plannin
for the Granton project in
2006-7
3. It would be essential to have some storage space for plans and photographs adjacent
to the access centre, to avoid the dangers of transporting fr gile materials.
It would
also be desirable to develop a joint facility for digitising the e materials, which would
allow remote and concurrent consultation on the internet a d in the new centre. As
more material is digitised, pressure on storage adjacent to he access point reduces,
allowing more efficient use of accommodation.
NAS alread
has considerable
expertise in digitising archive material, having produced ov r 12 million pages for
family history and legal searching, while RCAHMS has de
loped expertise in
digitising fragile drawings and photographic material includ ng its immense aerial
photographic archive.
4. The NLS also holds significant plan and photographic mat rial, and it would be
important to consider including their requirements in any s ared access centre or
storage facilities.
6.
Survey and Research
1. As bodies concerned with the historic environment,
Hand
RCAHMS have a
long history of working together.
Planned collaborati
n is discussed at regular
meetings and is set out in detail in a Concordat.
The
urposes of their
respective activities are different and complementary.
RCAHMS aims to provide
a comprehensive
research-based record, while HS ai
s to assess the relative
importance of individual sites for their care and prote tion.
2. RCAHMS work delivers detailed and accurate survey dat
- photographs, plans and
drawings, essential for mapping and planning purposes.
t also provides independent,
well-researched
analytical data that is reliable and essen al for decision-making.
It
provides a baseline for the historic environment over and above those sites that are
designated. RCAHMS therefore works with many partner
in addition to HS, who
require such research.
3. HS main task is to care for, protect and enhance the hist ric environment.
As such,
the work of RCAHMS is usually harnessed to inform this
rocess. HS thereafter
undertakes assessments of sites using key criteria to es ablish their suitability for
preservation and future management.
15

---

4. Currently RCAHM
and HS work together to establish mutually beneficial
programmes of w rk. Examples include: The mapping of the Loch Katrine water
system, (prior to Ii ting); the accurate transcription and mapping of aerial
photographs (prio to scheduling); mapping and database work relating to the
nomination of the
ntonine Wall as a world heritage site, the recording of listed
buildings in a form accessible to the fire service; maritime data collection. The
RCAHMS survey
rogramme in 2009 will include work in Shetland in advance of the
Historic Scotland
cheduling programme.
5. Examples also include major research projects such as the Historic Land Use
Assessment proje t, which is valuable to planning and land development; the
recording and anal sis of some 22,000 deserted 18th and 19th centu~ settlements
throughout Scotia d; the recording and analysis of the remains of 20 h century
defences from two world wars throughout Scotland, so that a selection can be made
for preservation.
6. One of the public b nefits of the involvement of RCAHMS in such work is that the
results of the rese rch are made available instantly to the public and have
multifunctional use They are also in a format that is suitable for long-term
archivepreservatio
7. Communityengag
ment in survey and research is becoming vital to encourage the
public to value and enjoy the built environment. Scotland's Rural Past is an example
of a joint initiative, I d by RCAHMS but with HS as a funding partner along with NTS,
Highlands and Isla ds Enterprise and the major sponsorship of HLF. This has
provided innovatio
and changed public perceptions of the value of the built and
natural environmen .
8. Currently work is bing
scoped out to include research on the growth and
development of to ns and cities. This will call on a number of partners including HS
as well as central a d local government bodies to contribute to the design of the
programme.
7.
1. All three organisati
ns have programmes of education and outreach in common with
all bodies that enga e with the public. These are based on the different collections
and resources that
ach holds, and are therefore complementary.
2. Currently the Herita e Education Forum a group comprising the education staff from
the three organisati
ns and the other national collections, meets regularly and has
already delivered
initiatives - A Union for a'that - a collaborative project for
schools to mark the 1300th anniversary of the Union of the Parliaments; and a joint
1
presence at the 200
Scottish Learning Festival Cultural Village.
3. Scran, a charitable
ody that is now part of RCAHMS, provides images and
information to scho Is through GLOW. It aims to provide a simple route for heritage
and cultural bodies tp provide copyright free content for schools routinely.
4. RCAHMS is a partn~r in the NAS led initiative Scotlandsimages,
which aims to collect
16

---

quality images from the heritage and cultural sector for commercial sale worldwide.
HS is not part of this initiative, but operates its own photo library and online service
relating to its properties in care.
I
5. All three organisations are engaged in publication of variou~ kinds. There are
examples of joint authorship between RCAHMS and HS for ~pecialist titles.
6. Looking ahead, Scran will contribute significant resources f r the delivery of
curriculum for excellence, including valuable information for teachers on Scotland's
history.
Future work includes developing a strategy with p rticipating bodies such as
HS and NAS.
Overall Assessment
NAS, RCAHMS and HS have considerable experience of working
ogether to achieve
successful results. The collaborative work allows each organisati
n to achieve more than it
could individually, and pools expertise and resources when neede .
The three organisations have different remits and priorities which t rget distinct and
complementary areas of work, and allow each to be undertaken e iciently and effectively,.
There is already extensive collaboration between RCAHMS and b th of the other bodies in
serving the public. In those areas where RCAHMS and one of the other bodies are both
active, the activities of the two are clearly complementary. These
rrangements have
developed over a long period and we see no areas of existing wor
where significant
improvements in effectiveness could be secured through greater j int working within existing
budgets. We do see areas of development where collaboration w uld provide an improved
service, but they would all require significant upfront funding.
17

---

ANNEX 6
1st July 2009: letter fro
Michael Russell to Chief Executive
of RCAHMS
PUBLIC SECTOR SIM LlFICA TION PROGRAMME
I am writing to thank yo
for making me so welcome on my visit to RCAHMS.
I would like to
convey my thanks to yo I and your staff for a very informative and enjoyable afternoon.
I would also like to take his opportunity to set out in writing what we discussed during the
visit and how I now wish to take things forward.
As you are aware The F rst Minister's programme of simplification announced in January
2008 contained a comm tment to:-
"Rationalise historical
rchival, recording and presentation
functions examining
functions and scope fo streamlining
across The Royal Commission on the Ancient
Historical Monuments
f Scotland, Historic Scotland and National Archives of Scotland
and an increased conn ction with Scotland's People"
At Cabinet in December 2008 a number of options were considered including those involving
structural change and m rger to deliver a rationalised heritage and archive sector.
However,
Cabinet agreed that a s ared service approach between the organisations would be
explored further to see
hether there was scope to provide the same or similar efficiencies
and effectiveness. of tho e of which the simplification programme is seeking to achieve.
As discussed, I can conf rm that I do not intend to bring forward any proposals for structural
change or merger within in the lifetime of this parliament.
I am however minded to push
forward the proposals to achieve efficiencies through the shared service approach you set
out in your joint submiss on of February 2009 with Historic Scotland and National Archives of
Scotland.
Having reviewed your pr posals for a shared service approach, and the predominant thrust
of the proposals is a foe s on business improvements requiring upfront investments without
exploring whether savin s elsewhere in the three organisations could be utilised to find these
business improvements. I would therefore ask you, together with John Graham and George
Mackenzie, to revisit the e proposals to establish whether there is scope to achieve
efficiency savings acros
the three organisations in support of the simplification agenda.
I will leave it open to the hree organisations to decide between you how and where the
savings are made and h w they can be achieved.
I would also like you to clnsider
along with John Graham and George Mackenzie ways in
which the three organisations can work together in a more efficient way increasing
collaboration between thr three organisations.
I accept that there may ~e different views held by each of you and that you may not be able
to reach a collective vie1 of every aspect of how efficiencies and further collaboration could
be made, but I am seeki~g to make significant progress on these issues.
Given the timescale ado~ted, I am asking you to provide Ian Gilzean with your initial
proposals with anticipate8 savings by Tuesday 16 June 2009.
Once this is received I will
meet with John Graham, George Mackenzie and yourself to discuss your proposals and to
jointly agree on a way fo
ard. I am writing in similar terms to John Graham and George
Mackenzie to ensure tha they are fully aware of my proposals on this matter.
18

---

ANNEX 7
Response by the 3 bodies to Annex 5
PUBLIC SECTOR SIMPLIFICATION
PROG
Response
to letter received
from Michael Russell,
Minister
for Cui ure External Affairs and the
Constitution
in July 2009
Introduction
1.
In response to two reports we submitted in February about the scope for savings from
shared support services and about joint working among our three organisations the Minister
has commented that the predominant thrust of our earlier propos
Is is a focus on business
improvements requiring upfront investments without exploring wh ther savings elsewhere in
the three organisations could be utilised to find these business im rovements. He has
therefore asked us to revisit these proposals to establish whether there is scope to achieve
efficiency savings across the three organisations in support of th
simplification agenda. He
has also asked us to consider ways in which the three organisati
ns can work together in a
more efficient way by increasing collaboration between Us.
2.
We think it is worth pointing out that we are being considered a a group only because
Historic Scotland (HS) and the National Archives of Scotland (NAS) we e the two possible bodies
with which the Royal Commission on the Ancient and Historical Monum nts of Scotland (RCAHMS)
might have been merged. HS and NAS have relatively little in common nd each of us has other
strong partnerships. For example NAS work with GROS and the Lord L on to provide
ScotlandsPeople, RCAHMS work with the other National Collections to produce major exhibitions
such as the Sir Basil Spence Exhibition, and Historic Scotland work wit the National Trust for
Scotland and the Historic Houses Association on growing the historic a ractions sector.
Scope to Achieve
Efficiency
Savings
3.
The Minister's first question is whether there is scope to achiev efficiency savings across the
three organisations in support of the simplification agenda. In principle uch savings might come
from:-
sharing support services;
reducing the costs of existing collaborations; or
other measures within each separate organisation.
4.
We reviewed the first of these possibilities in depth in one of th papers we submitted in
February. A copy of that paper is at Annex A. Our conclusion then was that each organisation
already shares many support services with other parts of the Scottish
overnment family, and that
there was no area where we could see significant savings from new sh ring among our three
organisations. We do not think anything has changed since February
hich affects our analysis.
5.
In relation to the second of these possibilities we have listed below in paragraph 8 the main
existing collaborations among us. We have reviewed the efficiency of e ch of the collaborations in
this list. We think each has been set up in a way which minimises cost nd we do not see scope for
delivering the same outputs from these collaborations at lower cost.
6.
In relation to the third possibility each of us is finding the curren efficiency savings targets
identified in the last spending review for our own organisation very tou h to meet. These targets
have to be realised and recycled in order to pay staff and keep existing services going. An
increasing percentage of our resources goes towards the paybill each ear. This year is very hard,
but 2010-11 will be harder. There is no real prospect in our view of fin ing any extra efficiency
19

---

savin.gs in our individual org nisations, over and above those needed to meet the existing targets,
which would contribute to th
simplification agenda.
7.
Our conclusion
the efore in response to the Minister's first question is that with the best will
in the world we cannot see
cope for further efficiency savings, on top of those to which we are
already committed,
in supp rt of the simplification agenda.
Scope for Greater Effectiv
ness through
Increased
Collaboration
8.
The main collaborati
ns in which two or three of our organisations are involved are as
follows:-
Pastmap: a searchable hist ric environment database which brin.gs together data from HS,
RCAHMS and Local Authori ies and gets 9,500 hits per month;
Archaeological
survey:
an established arrangement under which RCAHMS undertake a survey of
all sites of interest in an are ,as part of its wider programme, before HS review these in order to
identify sites of national imp rtance for scheduling (the most recent example is in Shetland); HS and
RCAHMS work jointly to pre are the information required for the nomination of world heritage sites,
most recently that of the An onine Wall.
Historic
Land-Use Assess
ent: a long-running programme run by HS and RCAHMS which is well
on the way to completing an online interactive map of historic land use for the whole of Scotland;
National Fire Database:
in collaboration with Scotland's fire brigades HS and RCAHMS have put
together a database on all
-listed buildings which is available to fire crews when they are called out
and contains key informatio
about the listed building to assist in dealing with the fire;
Scotland's
Rural Past: a fi e year project funded by HS and RCAHMS in conjunction with NTS, HIE
and the Heritage Lottery Fu d, and managed by RCAHMS, which is raising awareness of
archaeological sites in rural
ommunities across Scotland and building capacity to understand and
protect them;
ScotlandsPlaces:
a brand
ew online service bringing together historical information from NAS and
RCAHMS, to increase unde standing of how local communities have developed and encourage
ancestral and other tourist v sits; the first phase will be launched by the Minister in October and there
are opportunities to scale u the service with additional data and new partners.
Sacred Scotland:
HS and
CAHMS both support this ecumenical organisation which encourages
and promotes the opening 0 churches in Scotland to visitors, the most recent initiative being the
establishment of a website
nd the launch of a series of area guides.
Scotlandslmages:
NAS an
RCAHMS are both involved in this online photolibrary service aimed at
the professional picture buy r. Other partners include the National Museums, National Library and
National Trust for Scotland.
9.
In addition there is
ore routine collaboration over collections,
including collaborative
purchases and collaborative arrangements for allocation of archive material, over archive
conservation,
where NAS
nd RCAHMS have shared procurement and disaster preparedness
planning, over education,
here all three organisations take part in the Heritage Education Forum,
over periodic exhibitions
a d publications,
such as the forthcoming "Played in Glasgow" book to
be published in the run-up t~ 2014, and over images; RCAHMS have provided many of the images
for the new series of HS guitlebooks
10.
The Minister's secon~ question is whether we can work together in a more efficient way by
increasing collaboration.
I
11.
We can see plenty ot opportunities to build on the collaborations
listed above, as follows:-
In relation to pastmJp
HS and RCAHMS would like to develop a more comprehensive
database which might be c~led Scotland's Historic Environment Data. They are considering 3
20

---

important reports about aspects of the management of historic environ
ent data and will be
establishing a project board, or something similar, including representa ives from local authorities, to
consider the recommendations
in these reports and develop a busines
case for a collaborative
project;
In relation to Archaeological
Survey HS and RCAHMS are co sidering the development of
guidelines for survey to ensure that effort by contractors or staff is well
irected and that information
reaches the public domain expeditiously.
This will include the rationale for the use of different survey
techniques, including laser scanning, long term curation of digital data
nd methods of dissemination
for public use;
In relation to Historic
Land-Use Assessment
HS and RCAHM
have recently reviewed the
existing project. They have agreed that the aim should be to complete i to a tighter remit with more
involvement of councils as key users.
HS and RCAHMS are extending the National
Fire Database to cover buildings listed at
category B.
Scotland's
Rural Past has been a successful project so far, T e HLF funding runs out in
2011 and HS and RCAHMS will consider next year whether there is a ase for promoting a follow-on
or similar project.
There may be a case, once it is established, for HS data to be
ded to ScotlandsPlaces.
There is scope to make more use of HS properties for exhibiti
ns of material from the
archives of RCAHMS and NAS
12.
There are other opportunities for new collaborations,
as follows:
Understanding
our Urban Environment;
this project between RCAHMS and HS, and other
potential partners, would aim to improve understanding of the growth 0 towns and cities, as part of a
wider RCAHMS programme, and would fit with the "understanding
and enjoyment of the built
environment" aspect of National Outcome 12;
Flodden:
all three organisations
are working with other partner
on the commemoration
of
this battle in response to an invitation from Northumbria
Podcasts:
all three organisations
plan to explore working toget er to record and disseminate
podcasts of our experts describing their specialist work, These would
e promoted through Scran
and Glow and may be made available through the "Scotland's History"
ebsite.
13.
Some of the opportunities in paragraphs 11 and 12 above carry little cost and will be pursued
in the current year. Others would be more expensive and will require c reful consideration given the
likely decline in funding for all three organisations after spring 2011. Fo that reason HS and
RCAHMS have agreed that a break clause in the funding for Historic L nd-Use Assessment is
needed.
14.
Lastly there are longer-term possibilities which would n ed substantial capital
investment, as follows:-
ScotiandsPlaces
Centre. Building upon the online service, this would involve creating a joint
reading room where the public could access the combined collections
f maps, plans and
photographs held by RCAHMS, NAS and other partners.
Shared storage
and/or conservation
facilities.
NAS and RC HMS both have a need for
additional storage for archival material.
For RCAHMS this is immediat
and urgent, NAS estimates a
need in about 5 years. The requirements are likely to be very similar.
here could be some
economies of scale in planning these together, and looking at high den ity, low energy solutions.
Sharing storage facilities would also make possible sharing of archive
onservation and digitisation
services which need to be located close to where records are kept.
21

---

15.
Our conclusion th refore on the Minister's second question is that there is a fair amount of
scope for increased collab ration and new collaboration. The possible developments
and
improvements will generall
improve customer service or the quality of other outputs, but not produce
further efficiency savings fo our three organisations. Only some of the possibilities for increased
collaboration can easily beursued
within existing resources.
16.
We look forward to he planned discussion with the Minister.
August 2009
ANNEX 8
14 February 2008: Pap r on NAS's view of joint working with RCAHMS:
1.
NAS do not believ
that a merger with RCAHMS would produce sufficient business
benefits to outweigh the
robable costs. The business fit between the two organisations is
limited to the area of pre erving archival collections (storage, conservation, etc.) and making
them accessible (reading rooms, web delivery, education services and exhibitions).
RCAHMS have a large s rveying and recording operation that has no parallel in NAS. NAS
can see no business cas
for merging with RCAHMS that is better than the one for Historic
Scotland doing so. If mi isters are determined on structural change, a merger between
RCAHMS and Historic S otland is the best course.
2.
There are excelle t opportunities for NAS and RCAHMS to work closely together on
new public services, but hese are much more likely to succeed if the two organisations
concentrate on joint pub Ii delivery,
rather than on trying to re-engineer structures and
governance.
The Scotia dsPeople project, in which three independent partners - NAS,
GRaS and the Lyon Offi e, are creating a world class family history service, is the
suggested model.
3.
should work together on ScotlandsPlaces,
a new public service
that:
•
brings together el ments from both collections that enhance each other and produce
an exciting and att active resource;
•
exploits the compl mentary skills, expertise and passion of both organisations;
•
informs and inspi
s customers of all ages.
4.
Just as Scotlands
eople helps connect people with past generations,
ScotlandsPlaces would c nnect them, via images and words, with the evolution of the urban
!
and rural landscapes ove
tim
e.
For the Scots diaspora, for local communities and for
anyone interested in plac â€¢s, the potential attraction would be high, with important
implications for tourism,
articularly in the Homecoming year.
•
ScotlandsPlaces
uld for example, combine images of maps and plans, of
photographs, and
f textual records via a geographic based interface.
It would be an
online service ava"able via the Internet and in different locations, and would provide
immediate access to selected digital content.
The potential range of co tent that could be included is immense and goes beyond the two
organisations, but it woul
be important to develop it in manageable stages.
22

---

5.
NAS' existing relationships with GROS and Registers of S otland provide access to a
wide range of complementary
record resources.
ScotlandsPlace
would fit well alongside
the ScotlandsPeople
service in the new centre at Register House but it would also be
available as an independent resource.
6.
A concordat on joint working would form the basic framew
rk within which NAS and
RCAHMS would work together.
This would cover short and long erm objectives,
responsibilities, and resource requirements, together with an ove~arching vision.
To
develop ScotlandsPlaces
would require a specific project manag~ment body, using PRINCE
methodology.
Once the service was launched, it would be jointly owned and managed.
ANNEX 9
10 October 2008: letter from Chair of RCAHMS to First Minist
r
The Commissioners of RCAHMS have discussed the concept of
reating a new body to
integrate RCAHMS with Historic Scotland or NAS. They are firml
of the view that the
formation of a new body, with charitable status, to assimilate the
ork of RCAHMS with that
of NAS is more likely to ensure that the work of RCAHMS can co tinue and develop than
one with HS as it currently exists.
The Chair hopes that in making its decision Cabinet would take a count of the following key
points, which in RCAHMS's view would ensure that the change 0 status, if agreed, would
have the minimum impact on the work of RCAHMS and also delv r the maximum gain to
government:
•
The work of RCAHMS would be seriously damaged by se arating its Collection from
its Survey and Record function.
In practice the two work a an integral whole: the
Record is not a 'dead' archive.
•
The creation of a new organisation, on an equal partnershi
basis, integrating
integrating RCAHMS and NAS, could create an exciting a d dynamic body which
could deliver world-class web facilities, exhibitions, and ad ice on 'Scotland's People
and Places' to the people of Scotland.
It could provide an mportant component of the
successful delivery of a rounded view of history in schools.
It could also be of
considerable advantage in the presentation of Scotland's unique identity to the rest of
the world.
•
A merger with HS, in its present form, is likely to result in t e submerging of the work
of RCAHMS.
•
Close association with the policy and regulatory functions
f HS would damage the
t
current excellent re lations which RCAHM S enjoys with sc
ttish businesses, farmers,
property-owners,
and government agencies.
•
The Commissioners
believe that it would be in the interest
f Government, both
reputationally, and from a public expenditure point of view, for an independent review
to be commissioned of the merits and demerits of both me ger options, and of the
retention of RCAHMS as a stand-alone body.
•
RCAHMS believes that an amalgamation with another bod. would be costly both in
money and staff time in both short and long term.
It woul
be seen externally as a
retrograde step rather than a desirable simplification.
•
RCAHMS believes that a revision of the status of the body and its remit, is likely to be
better value in delivering Government's aspirations.
23

---

22 October 2008: Reply from Linda Fabiani:
I am grateful for you havi g taken the time to set out the views of the Commissioners so
clearly on this matter. Ware
still actively considering the best option for the Commission's
future and I will be touch
ith you again once a decision has been made.
ANNEX 10
20 October 2008: Chief Planner to Chair of RCAHMS following meeting on 19
November 2008
The key points discusse
•
When a decision
is reached on the future of the Commission
you and the Chief
Executive will be
riefed in advance of any public announcement.
•
The staff should a so know in advance of an announcement.
An announcement in the
New Year would
better than before Christmas.
•
The current unce ainties over the future of the Commission was having an impact on
staff morale and I am very grateful for the support you have offered to the Chief
Executive
throug
this difficult
time.
At the opening
of the Treasured
Places
Exhibition you sp ke warmly and generously of the professionalism
and commitment
of staff in the Commission and I am sure these words were much appreciated.
•
We want to work with you, your Chief Executive and the Commissioners
on taking
forward the imple
entation of the decision on the future of the Commission
•
I expressed my s rong confidence in your role as Chair where your knowledge and
undiminished pas ion for the conservation and promotion of Scotland's Built Heritage
will be a vital reso rce on which we can all draw.
ANNEX 11
11 February 2009 letter from Chair of RCAHMS to Michael Russell
We have been under the scrutiny of the simplification agenda since May 2007. Since that
date we have contribute
a significant amount of information to government relating to our
status and organisational structure and a number of options have been considered, all of
which have some advant ges and disadvantages, but none of which has achieved a
satisfactory outcome.
R AHMS are anxious to move forward as quickly as possible and the
work so far appears to b tinkering around the edges rather than grappling with wider issues.
We would therefore like t
suggest that now is perhaps the time to take an independent look
at the wider landscape 0 'heritage' in Scotland and the relationships between natural,
historic and built environ
ents, to understand how best this country can be served.
13 March reply from Mifhael Russell:
I note with interest your v~ews on the relationship between the natural, historic and built
environments and look fqrward to discussing them with you in more detail. I would also like
to visit the Commission soon.
24

---

ANNEX 12: e-mails between the 3 organisations
and officials
14 January, e-mail from Scottish Government Chief Architec
to Chief Executive of
NAS
As discussed on Friday the key 'headings or 'due diligence'
re~uired in reviewing merger
proposals are as follows:-
•
The potential benefits/disadvantages
of merger
•
The organisational and policy fit of potential merger partners
•
The legislative implications of potential mergers
•
The organisational/HR
implications
•
The financial implications
•
The complexity and risks attached
24-8 January 2008: e-mails between the Scottish Governmen
Director of Europe,
External Affairs and Culture (DEEAC) to the Chief Executive
f Historic Scotland
(CXHS).
iv) CXHS to DEEAC:
Yes:
the questions
below are not about the public line on this week's
statement
but
questions which we think need addressed
in the further intern I work, so that eventually
there is a robust basis for the final decisions
Hi) DEEAC to CXHS:
You will see I have already asked the Chief Architect
(CA) t
prepare Q and A for the
Minister on our element of the FM's statement. However I think
ome of the questions
you
raise below are more about HS own interest in the next stage 0 work and over and above
any statement related questions it is more important to include
hese in CA's plans for the
next stage of work. I also think the Minister will expect us all t
be singing from the same
hymn sheet on this - despite possible difference of opinion on t e options
in train - so you
will want to stay closely in touch with the CA's work in order t
be able to keep your staff
informed.
So I have asked CA to join us for part of our February meeting to catch up on his
work on the next stages.
ii) CXHS to DEEAC:
I had understood from the Minister before Christmas that she ha
reached a formal decision
not to proceed with the proposed merger. The public line whic
is now agreed for the FM
statement is in effect a decision to make no decision but to do f rther work. On that basis I
am much less concerned about the audit trail, because it is less Ii ely to be probed.
I have some concerns about the handling of the announcement
on Wednesday and
I have
copied to you an email which asks how some obvious questions
re going to be answered.
In relation to the further work it seems to me that the main issu s not fully explored hitherto
which now need proper examination are:
What priority do Ministers attach to the various current activities
RCAHMS?
25

---

In particular what sort of research/survey
activity do they think needs to be done by a public
body, beyond what is ne I essary to support Ministers' statutory responsibilities for listing and
scheduling and other cas work?
What, bearing in mind
he 2% target, are the likely resource implications
of the various
rationalisation options?
How well has the merger between the Royal Commission and EH worked in England?
What is the level of und rstanding among stakeholders of the respective responsibilities of
HS, NAS and RCAHMS?
How effectively is RCAH
S exercising its current responsibility for providing up to date and
accurate records of the h storie environment at local and national level?
Is it right that HS pays gr nt to RCAHMS for certain activities?
I'd like to know whether
he further work is also going to examine the ideas which we know
some in RCAHMS have
bout taking over some of our responsibilities.
We know that some
argue that they should
do listing
and scheduling
rather
than
us because
they are
independent, and we kn w some think we should not hold any records because that is their
job.
What are the governanc
arrangements
for the further work? Will there bea
Project Board
etc?
Happy to discuss when
e meet on 7 February.
i) DEEAC to CXHS
I have now had the oppo unity to consider further the work completed and underway on the
future of RCAHMS being carried out by the CA in collaboration with the Simplification team
and to review with the
A the outcome of meetings held with the Minister just prior to the
Christmas break.
As you know the FM's a nouncement of Public Service simplification
on 30 January will not
be specific about the po ition on the manifesto commitment to merge Historic Scotland with
RCAHMS,
but will focu
on the rationalisation
of archiving,
recording
and scheduling
functions in the historic
nvironment and will highlight connections
to NAS and Scotland's
People.
The CA and Simplificati
n team prepared a detailed analysis on the HS/RCAHMS
option
which formed an Annex t
the submission of 9 November. I asked the CA to revisit this piece
of work to check that thi
is complete, comprehensive
and comparable to other options in
terms of criteria and ev luation. I will ask him to forward it to you so you can flag up any
specific areas of content ( or indeed process) which you think remain inadequate or unclear.
I do not get the impressi
n that this will be a big task.
Meantime, given the Cabinet
decision of 4 December that other options over and above the
Manifesto commitment s ould be considered, the CA and his team are continuing to work up
these options in order to provide the Minister with a final submission, including the Manifesto
commitment. This submission and process will enable her to make an informed decision on
her final choice and the r,asons for this preference to be clearly captured and recorded.
Although this submissiorl will present the full set of options on the table we know that the
Minister has expressedihterest
in the option of combining RCAHMS with another National
Collection.
This option qould still result in ambiguity and confusion regarding duplication of
RCAHMS and HS funct~ons and
I have therefore asked the CA to ensure his analysis
26

---

address this and include suggestions
as to how any such am iguity be resolved. He will
need input from your team on this work.
Another consequence of the FM's announcement will be the tra sfer of the CA and his team
to Planning Directorate from 1 February 2008. This transfer refl cts the intention, in line with
the Government's
proposals
on simplifying
the public sector ~andscape, to take a more
integrated
approach
to national
policy
on planning,
design'l
architecture
and building
standards.
The
Scottish
Building
Standards
Agency
will
also
be
reintegrated
into
government, bringing it together with architecture and planning
lolicy into a new Directorate
for the Built Environment. So the CA will report to the Chief Pia ner from 1 February but he
and architectural
policy
remains
part of the Minster's
portfo io, including
this work on
RCAHMS' future. The location of the future sponsor role for R AHMS will depend on the
Minister's final decision.
I hope you find this helpful. We may wish to touch on this a d on the other connected
(though separate)
issues you raised about the Minister's
ov rail understanding
of and
relationship with Historic Scotland at our next catch up?
12 February 2008: e-mails between the Chief Executive of N S (CXNAS) to the
Scottish Government
Chief Architect
(CA).
ii) CXNAS to CA:
Nothing really on paper to share yet, I'm afraid. My current positi n is that:
1. An NAS RCAHMS merger is not an attractive option; if minist rs want a merger, then
RCAHMS-Historic
Scotland is a better business fit;
2. There are excellent opportunities for NAS and RCAHMS to w rk closely together on a
public-facing service, but this is more likely to succeed on the ba is of leaving the two
organisations more or less as they are, with some form of joint g vernance for specific
projects;
3. The most likely project (ScotlandsPlaces)
would combine res urces such as
photographs, maps and other records relating to places in Scotia d, using a geographical
based interface; the potential scope is immense, so it would be i portant to develop it in
manageable stages;
4. This would be an on-screen service (both Internet and onsite)
and would provide
immediate access to selected digital content.
5. Further partnerships (especially the NLS) would enhance the
ervice, but initially we
should concentrate on making the NAS-RCAHMS relationship w rk.
6. ScotlandsPlaces would need a joint governance body, similar
0 the executive committee
that runs ScotlandsPeople
for NAS, GROS and the Lyon Office.
In addition, we should look
at exchanging one or two members between the NAS and RCAHMS governing bodies.
i) CA to CXNAS:
I wondered if you had anything on paper that I could look at on th
RCAHMS options. I'm
meeting the Chair and CX of RCAHMS tomorrow and it would be helpful to know how things
are looking from your side.
Would another meeting to discuss be useful?
27

---

7 April 2008: e-mails be~een
Chief Executive of Historic Scotland to the Scottish
Government Chief Architect.
ii) CXHS to CA:
Happy to have a discussion on Thursday or Friday, when my diary is relatively clear: please
suggest a time.
The"ScotlandsPlaces"
idea sounds like an
interesting project, but w ere is the market research and what resources would be needed to
have it live for next yea ? Where does the Commission
survey activity fit in? It does not
seem an adequate basis for a new organisation,
bearing in mind the gateway process for
simplification.
Among the questions I shall ask when we meet are:-
why should merger pose
threat to the existing Commission partnership projects?
what does the Commissi
n have powers to do which we lack the powers to do?
why would legislation be needed to abolish the Commission when it was not, as I recall,
needed for RFACS?
what is the scale of the C mmission's income from the research councils?
There are 2 bits of strate ic context which seem to me to be missing from the draft. One is
that the Government
e
barked on last year's review committed
to simplification
and the
removal of confusion and duplication. No proper assessment has been done of the degree of
confusion there currentl
is between us and the Commission.
We would say most non-
specialists do not unders and how we relate to the Commission, and we would say that there
is some overlap between our activity and theirs. A key test for your options is whether they
improve matters, and we
ould say the preferred option increases the scope for confusion.
The other is the national outcomes, in this case particularly numbers 12 and 13. Agencies
have been warned by M Swinney that he is looking for clear alignment of their activity with
these outcomes. So anot er key test for your options is are they the most effective structures
for ensuring that we valu
and enjoy our built environment, protect and enhance it for future
enerations and take
ride in a stron ,fair and inclusive national identi
We
ould say that a single programme directed at valuing and enjoying
the generality of the histJric environment would be better than two. We would, as the body
responsible for enSUring~that over 300 of Scotland's
most important
historic places are
valued and enjoyed, pred minantly by the overseas market, particularly question the wisdom
of setting up another or anisation with much the same objective, if a different portfolio of
properties, and a title whith implies it is taking over our role.
In my view if the MiniSjter does not want a merger or a split the work on alignment
commissioned
by Mr Swinney gives her a route forward: she could commit to using the
28

---

process to drive clearer alignment
of all 3 bodies' work wit
these outcomes and such
reprioritisation as is needed to ensure that.
i) CA to CXHS:
I thought I would let you have sight of this before I circulate mo
Essentially, we have 2 merger options - Historic Scotland or NAS, these options deliver a
wide ran e of benefits which we have set out, but there are
Iso caveats to both.
If the Minister is not content with either of the full merger option , or splitting the
organisation, we have developed a creative, but practical soluti n which enables RCAHMS
to become a new body called 'ScotlandsPlaces'
which could be established with
representation on the Board from HS and NAS to ensure co-or ination between the 3 bodies
takes place following the establishment of a new organisation.
hrough this route we are
offering not simplification, but transformation,
as well as structu al scope to clarify the current
responsibilities and working relationships between Historic Scot and and RCAHMS, on an
option which both NAS and RCAHMS will support.
I appreciate that a full merger or taking
over RCAHMS survey functions would be your preferred cours
of action, but if you were
also minded to offer support to the 'Scotland Places' concept,
w
would finally have an
option which all parties concerned could work together on to deliver. Potentially this could
become a very interesting idea which could also bring The Ugh house into play in terms of
creating a permanent exhibition of Scotland's built environment
rom its earliest
developments to the current day.
The Minister's box opens again for papers on 14 April, so our
im is to get a submission to
the Minister as soon as possible after that date.
I'm happy to meet up to discuss this in more detail - I don't ha e too many meetings on this
week so I'd be happy to come to LH if you think that would be u eful.
11-23 April 2008: e-mails between Chief Executive of Histor c Scotland (CXHS) and
Scottish Government
officials
vii) CXHS to CP:
Content with this, but can we ensure that in announcing it we do not, as the announcement
of the further work in the FM January statement did, inadvertenl
create the impression that
the whole of HS is up for review.
vi) CP to CXHS, DEEAC and CA:
I have now met with the Simplification team leader who has, I u~derstand, offered detailed
f
comments on your submission to ensure that it develops the arg ments around the options
more fully and indicates the various preferences that HS, NAS a d SG has, as well as
ensuring that future of RCAHMS is placed firmly in the context 0 the public sector
29

---

reform/simplification
agenda.
I think there is also a need to tease out the financial
implications of the optionsl.
I un?erstan~ that the vari~us options around RCAHMS need to be subject to a Gateway
Review, so If you all agre,. I propose:-
•
You circulate a revised submission at the start of next week which reflects Linda's
comments and suggestions.
•
The submissio
should indicate that the Gateway Review should consider and
report on the i plications of the options.
I assume that the GR should make
recommendati
ns, but these should not be binding on Ministers.
Perhaps you
could liaise wit
Linda on who should make up the GR team and timescale in
which they will report.
•
The submissio
should also recommend that, once the Minister has agreed the
way ahead,
B E officials, HS and NAS along with The Simplification team
should meet with RCAHMS to outline the approach we are taking and get them to
engage on the financial and HR implications of the various options.
I would also
see that meeti~g being used to identify potential stakeholders whose view should
be sought as p~rt of the GR.
•
If the Minister ,_grees the way ahead, we will need a
presentationalrommunications
strategy.
v CA to CP CXHS and D EAC:
Happy to meet - I suggest that the Simplification team and CXNAS should also be involved
in the discussion. The Si
plification team will be able to provide advice on how the
Implementation Guidance on the Simplification Programme (which is in draft at the moment)
will affect how this is take
forward.
I
iv CP to CA CXHS and dEEAC:
I fear we are going round in circles on this. Can we meet, please, to agree on what there is
agreement/disagreement
?n, then arrange a discussion with Ms Fabiani.
I don't claim any in
depth understanding of the landscape in this area but I am concerned we propose a set of
solutions which add to the] complications in this area while failing to streamline functions or
reduce the number of bod es. It may be that we have to put a proposition to the Minister that
she is not at all comfortabl
with rather than trying square an impossible circle.
iii DEEAC to CXHS CA
nd CP:
How does the recommended option sit with thinking behind the public sector simplification
process - not least in that it does not reduce the number of bodies operating in this area nor
streamline functions
to the extent that that other options would ... The Minister will need to
explain any preferred solution to the FM.
ii) CXHS to CA. CP and DEEAC:
There is a great deal in here with which we disagree.
At the strategic level our view is that the point of maintaining
and developing
a national
archive for the historic environment is to contribute to the National Outcome which says "We
value and enjoy our built and natural environment
and protect and enhance it for future
30

---

generations." HS is very active in this area; we have a very arge outreach programme -
much bigger than the Commission - and we are in the lead on rotection.
We think too much weight is given to academic nalogue status - most of the
1
benefits here can be gained by partnering with universities.
ethink the analysis of the
effectiveness of the Commission has been written without significant contact with its
customers. We think the position on legislation needs to be cI. arer - what exactly are the
powers which we would need under a merged option, and dabs the merger really need a
Bill?
i) CA to CXHS. CXNAS and Simplification team:
Many thanks for your input on this paper over the past few days. I've attached an updated
draft for any final comments. I hope to discuss this revised draft
ith CP on Monday.
I
31

---

24 April 2008: e-mails between Chief Executive of Historic Scotland (CXHS) to a
Scottish Government Se ior Architect (SA).
in CXHS to SA:
The first question about s vings and structures is difficult to answer definitively because it
depends what priorities Ministers set for the merged organisation.
If no existing activity can
be stopped the answer wi'll be different from what it mi ht be if a radical review of existin
activities is undertaken.
I doubt at first sight if 100~ing at age structures is going to be helpful, since we cannot now
predict when people will r1ire. But I am copying this to Brian O'Neil so that he can consider.
On the question of what
he merged organisation would
pay for IT for current RCAHMS
activities I think our Head bf Procurement unit might be the best contact, but I am copying to
our Head of Finance to co~sider. I am concerned about starting bilateral discussion between
our staff and Commission
staff without a clear
context. We have so far kept the whole
consideration of merger to 4 staff in HS.
n SA to CXHS
I'm coming to you for the additional input we need for the RCAHMS paper following advice
from our Public Service Delivery Landscape Directorate colleagues.
We need to develop firme I, more robust and more detailed estimates of the likel
cost chan es followin
a
al amation.
32

---

The other main area where we need to generate better informatipn is the likely change in
costs of IT hardware and software following loss of charitable status. I suspect this is best
done by bringing the senior IT specialists in the two organisation$ together to discuss the
issues raised so far. Could you give me the best contact in HS wlho you would be happy for
us to approach direct?
29 April 2008: e-mail from the Director Human Resources at !Historic Scotland to a
Scottish Government
Senior Architect.
30 April 2008: e-mails between the Chief Executive of NAS (CXNAS), the Chief Planner
in the Scottish Government
(CP) and a Senior Architect
in th~ Scottish Government
(SA) .
Hi) CXNAS to CP:
I
Thanks for sending this and for the opportunity to comment.
In g~neral the options are
clearly set out in the paper.
I would make three points, however.
First, NAS is not against a full merger with RCAHMS (Option 2) because of organisational
disruption;
we are against it because the business fit between u$ and RCAHMS is not
sufficient to outweigh the costs. Twice as many RCAHMS staff, approximately 50%, work
on the surveying and recording side, which is closer to Historic Scotland, as on the
collections and outreach side, which is closer to NAS.
The busipess case for full merger
with NAS is therefore weaker than the case for full merger with Historic Scotland.
Second, it follows from the first point that there would be merit in f)ssociating the RCAHMS
functions that are closest to HS with them and those that are clos~st to NAS with us, which is
Option 3. The paper tends to dismiss this option as being cumbersome and involving
greater disruption and costs, but it is not clear that this would be the case; from a business
point of view it would be logical to group functions in this way. NJt.Swould certainly welcome
a closer study of the costs and benefits of this option.
Third, Option 4 follows the ScotlandsPeople
model, in which NAS, GRaS and the Lyon
Office are re-engineering their public service by considering it from the point of view of the
customer, rather than of the organisations.
The success of this model, which puts service
improvement before restructuring, could be deployed to counter the admittedly significant
presentational difficulties of not reducing the number of public bodies.
I
I
33

---

ii) CP to officials. CXNAS and CXHS:
I have a few thoughts on IthiS and will offer them on the back of comments
from recipients
which I would like to h~ve by 2pm tomorrow.
I suppose my main thought is that I am not
at all sure that Option 4 qoes really contribute to the simplification agenda in that we have
RCAHMS by another name but with a more complicated governance structure.
In addition
the submission also needs to cover presentational and handling issues - can you discuss
and agree text with relevant contacts in communications.
The intention is that this ~hould go forward on Friday. I should have the opportunity to speak
with Mr Swinney next week so will get his take on the issues.
i) SA to officials. CXNAS ,and CXHS
As requested, please se~ attached draft submission for comment on options for the future for
RCAHMS. The submission takes account of our discussions with the Simplification team
and the CXHS's recent comments.
1 May 2008: e-mail froj
a Scottish
Government
Senior Architect
to a Historic
Scotland
official.
As you know, CXHS had asked that I contact you in the first instance about discussing the
possible integration of the RCAHMS IT system with that of HS and how future procurement
of IT software/hardware
might be arranged in the evellt of the loss of charitable status.
I suggest that the most helpful way forward for us would be for RCAHMS to meet with your
chosen contact and myself. We would like to do this as soon as possible as the RCAHMS
Head of Information Systems is going on leave for about 4 weeks from 9th May.
RCAHMS
are available on the afterhoons of Tuesday 6th and Wednesday 7th next week-would it be
possible to meet with a suitable IT person from HS on either of those afternoons?
22 May 2008: e-mails between the Scottish
Government
Chief Architect
(CA), the Chief
Executive
of Historic
S¢otland
(CXHS) and the Chief Executive
of NAS (CXNAS).
I
iv) CA to CXHS and CXNAS:
CXHS: In relation to yourifirst point, I agree there may be a case for cutting back on the
detail. As it stands, the cc)vering minute could be read as a stand alone document, but as we
will be seeking to establi~h a sense of direction from Ministers on this, we feel that it is still of
value to put forward the more detailed considerations in the annexes. On your second point,
I think it will be important ito bring RCAHMS on board for whatever direction we start to move
in, so getting input from RCAHMS on the options will be important from that perspective.
CXNAS: Thanks for your input on this - I have accepted your track changes.
iii) CXNAS to CA:
I am sorry to make further changes at the last minute, but the way para 10 has been edited
does not accurately rep~esent our views.
We are not against Option 2 - full merger with
RCAHMS, because it will be difficult or disruptive (which we accept is inevitable with many
such changes), but because the business fit does not seem as good, overall, as with Historic
Scotland.
I therefore propose the para be amended as tracked in the attached.
34

---

in CXHS to CA:
Only 2 points. If this is just a progress report I wonder if all the detailed analysis is needed.
And is the assessment referred to in the penultimate sentence o~ para 15 going to add to our
knowledge if it is done by RCAHMS themselves?
i) CA to CXHS and CXNAS:
Please find attached
the final version of the submission on RCA
MS merger options which I
hope to put forward to Ministers later today. A number of amendments have been made to
reflect comments received over the past two weeks, but I would ~ow like to move this
forward by getting the views of Ministers. No recommendation
is Ibeing made at this stage as
the process will now be subject to a Gateway Review exercise, but the 4 key options - merge
with Historic Scotland, merge with NAS, split the functions acros, HS and NAS or retain the
current NDPB structure (but remove the Royal Commission status) remain the same. The
CP is content for the submission to go forward as it stands.
i
8 December 2008: e-mail from Scottish
Government
Chief
Chitect
(CA) to Chief
Executive
of RCAHMS (CXR) and Chief Executive
of NAS C NAS).
Further to our discussions by phone today regarding the outcom
of Cabinet's consideration
on the future of RCAHMS, I have been advised by the Simplifica~ion Team that although the
Cabinet deferred making a decision last week, it is not, at this st~ge, excluding a decision on
any of the existing proposed options.
Instead they indicated that ]they wish to consider the
widest range of options to identify the optimum potential to achieve delivery benefits in this
l
sector. Cabinet also indicated that they would like to examine th
Proposed
options in the
context of the other "further work" proposals of the Simplification
rogramme.
The
Simplification Team will be considering how to take this forward·
nd the timescales of this
approach.
In particular, Cabinet
is seeking further clarification of the potential for RCAHMS, Historic
Scotland and NAS to work collaboratively on the issues of share~ services, storage and
shared working to establish whether there is the scope to provide the same or similar
efficiency and effectiveness
benefits which the Simplification pro ramme is seeking to
achieve. The aim is to establish by the end of January 2009 whether a shared service
approach is a viable alternative to organisational restructuring in tbrms of the potential
efficiencies gained. As such, I would find it helpful if you could pr vide proposals on this
basis jointly prepared and agreed by Historic Scotland, RCAHMS and NAS.
With this in mind it would be very helpful if you could explore with CXHS how you can
examine and identify joint priorities which could address the abov
points with a view to
taking this forward before the end of January 2009.
35

---

---

Document Outline

• page1
  • titles
    • þÿ
  • images
    • image1
• page2
• page3
  • titles
    • þÿ
    • þÿ
  • images
    • image1
• page4
• page5
• page6
• page7
  • images
    • image1
• page8
  • images
    • image1
• page9
• page10
  • images
    • image1
• page11
• page12
  • images
    • image1
• page13
  • images
    • image1
    • image2
• page14
• page15
• page16
  • images
    • image1
• page17
• page18
• page19
  • images
    • image1
• page20
• page21
  • titles
    • þÿ
    • þÿ
  • images
    • image1
    • image2
• page22
  • images
    • image1
• page23
  • images
    • image1
• page24
• page25
• page26
  • images
    • image1
• page27
• page28
  • images
    • image1
    • image2
    • image3
• page29
  • images
    • image1
• page30
• page31
  • images
    • image1
• page32
  • images
    • image1
    • image2
    • image3
    • image4
• page33
  • images
    • image1
    • image2
    • image3
• page34
• page35
• page36
  • images
    • image1

---