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This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Student Lifecycle Project (communications)'.
 
Louis Seaman 
 
[FOI #24497 email] 
15 January 2010 
Our Ref: FOI 2009/210 – F0080873 
Dear Mr Seaman,  
 
Re: Freedom of Information (Scotland) Act 2002 – Request for Information 
 
Thank you for your email which was received by the University on 11 December 2009 timed 
09:43 hours, requesting the following information: 
 
‘Could you please send me copies of all communications (including emails) between 
the Student Lifecycle Project Directors and the Secretary of the University Court 
regarding the Student Lifecycle Project since 01 October 2009.’  
 
 
University’s Response 
 
Please find the University’s response attached.  Please note that some of the information 
pertinent to your enquiry is subject to exemptions and has been withheld either by omission or 
redaction.  Where an exemption has resulted in information being redacted (in Appendix B 
Parts 1 & 2) this is shown in Appendix A – Schedule of Documents.  Details of the relevant 
exemptions are listed below.   
 
Section 33 (1)(b) Commercial Interests and the economy 
The  disclosure  of  the  information  would,  or  would  be  likely  to,  prejudice  substantially  the 
commercial interests of any person (including the University).  
 
The University of Glasgow considers that some of this information would be likely to prejudice 
substantially the commercial interests of both the University and the person/s recorded in the 
documentation. 
 
Notwithstanding  the  result  of  the  “harm  test”,  section  33  of  FOISA  does  not  provide  an 
absolute  exemption  to  the  general  entitlement  to  information.  The  University  has  therefore 
considered  whether,  notwithstanding the  exemption,  it  is  in  the  public  interest  to release  the 
information. 
 
DATA PROTECTION AND FREEDOM OF INFORMATION OFFICE 
 
M
  ain Building, University of Glasgow, Glasgow G12 8QQ 
Data Protection: Telephone: 0141-330-3111 E-Mail: [email address] 
Freedom of Information: Telephone: 0141-330-2523 E-Mail: foi@gla.ac.uk 
The University of Glasgow, charity number SC004401 
 
 
 
 
 
The University has considered the public interest by applying the “public interest test”. That is, 
the University has balanced whether the release of the information is in the public interest 
against whether disclosure would substantially prejudice its own, or another person’s, 
commercial interests. The view of the Office of the Scottish Information Commissioner (OSIC), 
in its advice on the application of the “public interest test”, is that the public interest should not 
be interpreted as “of interest to the public”. That is, the potential release of the information 
must be in the interests of the public and not merely of individual interest. The public interest 
in the disclosure of the information requested is slight. The University of Glasgow operates in 
a very competitive environment and the public interest is in ensuring the continuing success of 
the University. The disclosure of the requested information would be likely to be detrimental to 
the public interest by inhibiting the University from achieving maximum results from this and 
future relationships and negotiations with third parties.  
 
In addition, the University must also consider the commercial interests of third parties. The 
University values the relationship that it enjoys with the third party suppliers involved in this 
project.  The release of the requested detailed information would potentially damage the 
commercial interests, not only of the third parties but of the University itself.  This would 
consequentially also undermine this valued relationship between the two and may also 
potentially jeopardise the ability of the University of Glasgow to negotiate and engage in 
similar future relationships and projects.  
 
The University therefore concludes that the “public interest test”, as required when applying 
section 33 of the FOISA, is met as the disclosure of the information requested would prejudice 
substantially the negotiating position of the University in respect to achieving maximum return. 
The public interest in withholding the information is greater than the public interest in its 
release.   
 
Section 36 (1) Confidentiality 
 
In section 36(1) of FOISA, the phrase ‘confidentiality of communications’ includes information 
which attracts legal professional privilege (LPP). Information attracting LPP can broadly be 
defined as those communications with a legal adviser where advice is being sought or given 
(known as ‘legal advice privilege’). 
 
The University has considered the public interest by applying the “public interest test”. That is, 
the University has balanced whether the release of the information is in the public interest 
against whether disclosure would substantially prejudice its own, or another person’s, 
commercial interests.  As previously advised, the view of the Office of the Scottish Information 
Commissioner (OSIC), in its advice on the application of the “public interest test”, is that the 
public interest should not be interpreted as “of interest to the public”. That is, the potential 
release of the information must be in the interests of the public and not merely of individual 
interest. The public interest in the disclosure of the information requested is slight.  The 
University considers that the public interest in maintaining the exemption and withholding the 
information outweighs the public interest in disclosing it. There is a strong element of public 
interest inbuilt into legal professional privilege itself and at least equally strong countervailing 
considerations must be adduced for the public interest to weigh in favour of disclosure. 
 
 
 
 
 
While there is a public interest in disclosing information that enables scrutiny of a public 
authority's actions and which encourages transparency in decision-making, in this particular 
case the public interest weighs in favour of maintaining the exemption as the issues remain 
live, and it is in the public interest that public authorities are not disadvantaged in their legal 
affairs and are allowed to conduct, in confidence, a free and frank exchange of information 
and views as to their legal rights and obligations with those advising them without fear or 
intrusion. The University demands and receives comprehensive advice which directly affects 
its decision making. Without that advice the quality of the decisions themselves would be 
reduced and such a scenario would be contrary to the public interest. 
 
Section 38 Personal Information  
 
The identity and position held of those persons recorded in the documents that constitute the 
University’s response to your request for information have been redacted as (a) the identities 
are considered as personal data as defined in the Data Protection Act 1998, and (b) the 
release of the identities and position held by those individuals would be in breach of the data 
protection principles as defined in the Data Protection Act 1998. Therefore the exemption from 
release of the information applies as specified under sections 38(1)(b) and 38(2) of the 
Freedom of Information (Scotland) Act 2002. This exemption is an absolute exemption under 
the Freedom of Information (Scotland) Act 2002. 
 
The supply of documents under the terms of the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 
does not give the applicant or whoever receives the information any right to re-use it in such a 
way that might infringe the Copyright, Designs and Patents Act 1988 (for example, by making 
multiple copies, publishing or otherwise distributing the information to other individuals and the 
public). The Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (Consequential Modifications) Order 
2004 ensured that Section 50 of the Copyright, Designs and Patents Act 1988 (“CDPA”) 
applies to the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (“FOISA”).   
 
Breach of copyright law is an actionable offence and the University expressly reserves its 
rights and remedies available to it pursuant to the CDPA and common law. Further information 
on copyright is available at the following website: 
 
http://www.ipo.gov.uk/copy.htm 
Your right to seek a review 
 
Should you be dissatisfied with the way in which the University has dealt with your request, 
you have the right to require us to review our actions and decisions. If you wish to request a 
review, please contact the University Secretary, University Court Office, Gilbert Scott Building, 
University of Glasgow, Glasgow, Scotland G12 8QQ or e-mail: [University of Glasgow request email] within 40 
working days. Your request must be in a recordable format (letter, email, audio tape, etc). You 
will receive a full response to your request for review within 20 working days of its receipt.  
 
 
 
 
 
If you are dissatisfied with the way in which we have handled your request for review you may 
ask the Scottish Information Commissioner to review our decision.  You must submit your 
complaint in writing to the Commissioner within 6 months of receiving the response to review 
letter. The Commissioner may be contacted as follows: 
 
The Scottish Information Commissioner 
Kinburn Castle 
Doubledykes Road 
St Andrews 
Fife 
KY16 9DS 
Telephone: 01334 464610 
Fax: 01334 464611 
Website www.itspublicknowledge.info 
E-mail: [email address] 
 
An appeal, on a point of law, to the Court of Session may be made against a decision by the 
Commissioner. 
 
For further information on the review procedure please refer to 
(http://www.gla.ac.uk/services/dpfoioffice/policiesandprocedures/foisa-complaintsandreview/ ) 
All complaints regarding requests for information will be handled in accordance with this 
procedure. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Data Protection and Freedom of Information Office