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This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Cost and viability of the Student Lifecycle Project'.
 
 
Wolfram Bayer 
 
[FOI #24199 email]   
6 January 2010 
Our Ref: FOI 2009/205 – F0080188 
Dear Mr Bayer, 
 
Re: Freedom of Information (Scotland) Act 2002 – Request for Information 
 
Thank you for your email which was received by the University on 3 December 2009 timed 
12:31 hours, requesting the following information: 
 
 
1. For Phase I of the Student Lifecycle Project you were allocated £650,000 but you spent 
£808,017.  With regard to this: 
 
a. Could you please let me know when the Project Board was notified of the need for extra 
funds? 
 
b. Could you please send me the case that was made for the additional funds and the minutes 
of the Project Board meeting where this was discussed. 
 
c. Who approved the additional funds? Please provide me with the relevant case that was 
made and the minutes of the meeting where this case was discussed and approved. 
 
2. In your proposal "Review of Student Administrative Processes" that was submitted to the 
University's Senior Management Group meeting of Tuesday 26 June 2007, you stated: 
"The present development strategy of continued enhancement and technology refreshes of 
the in house system, with a relatively small development resource (annual cost of 
approximately £700K) and tackling high priority areas only, is not a viable option given the 
pace at which business change is required." 
 
Could you please let me know what will be the annual running cost of the new system? 
 
3. How do you measure the viability of this project?  By this I mean under what circumstances 
the University will decide to terminate this Project? 
 
 
DATA PROTECTION AND FREEDOM OF INFORMATION OFFICE 
Main Building, University of Glasgow, Glasgow G12 8QQ 
Data Protection: Telephone: 0141-330-3111 E-Mail: [email address] 
Freedom of Information: Telephone: 0141-330-2523 E-Mail: foi@gla.ac.uk 
The University of Glasgow, charity number SC004401 
 
 
 
 
 
4. Have you assessed the maximum amount of money that the University will be able to 
allocate to this project? 
 
5. What are the fall back plans if the University is not able to continue with this project? 
 
6. When was legal advice sought for the Student Lifecycle Project?  What were the legal fees? 
 
 
University’s Response 
 
1. For Phase I of the Student Lifecycle Project you were allocated £650,000 but you 
spent £808,017. With regard to this: 
 
a. Could you please let me know when the Project Board was notified of the need for 
extra funds? 
b. Could you please send me the case that was made for the additional funds and the 
minutes of the Project Board meeting where this was discussed 
c. Who approved the additional funds? Please provide me with the relevant case that 
was made and the minutes of the meeting where this case was discussed and 
approved. 
 
The full minute of the Project Board meeting of 10/09/08 can be seen in Appendix A.  Any 
exemptions that have been applied are listed in the Schedule of Documents located in Appendix 
B.  
 
The relevant extract of that minute states that: 
“The remainder of the current budget from the procurement phase would be utilised towards 
the due diligence costs for supplier and additional external contractor costs.  The cost of the 
due diligence phase would be determined as part of the initial planning.” 
 
The Secretary of Court and the Finance Director approved the continuation of the budget as 
the work in question would have been required in the subsequent implementation services 
contract. 
 
2. In your proposal "Review of Student Administrative Processes" that was submitted 
to the University's Senior Management Group meeting of Tuesday 26 June 2007, you 
stated: "The present development strategy of continued enhancement and technology 
refreshes of the in house system, with a relatively small development resource (annual 
cost of approximately £700K) and tackling high priority areas only, is not a viable 
option given the pace at which business change is required." 
 
Could you please let me know what will be the annual running cost of the new system? 
 
The business as usual model is being developed and therefore annual running costs have not 
been finalised.  Accordingly, the University of Glasgow does not hold the information that you 
have requested and is not aware of any other public authority that could respond to your 
 
 
 
 
request.  Section 17 of FOISA states that where public authorities receive requests for 
information that they do not hold, they must issue a notice advising that they do not hold the 
requested information.  
 
 
3. How do you measure the viability of this project? By this I mean under what 
circumstances the University will decide to terminate this Project? 
 
The University of Glasgow does not hold the information that you have requested and is not 
aware of any other public authority that could respond to your request.  Section 17 of FOISA 
states that where public authorities receive requests for information that they do not hold, they 
must issue a notice advising that they do not hold the requested information.  
 
4. Have you assessed the maximum amount of money that the University will be able to 
allocate to this project? 
 
The budget which has been allocated to cover the cost of the project, including internal staff 
commitments, is £13.2m.  
 
5. What are the fall back plans if the University is not able to continue with this project? 
 
The University of Glasgow does not hold the information that you have requested and is not 
aware of any other public authority that could respond to your request.  Section 17 of FOISA 
states that where public authorities receive requests for information that they do not hold, they 
must issue a notice advising that they do not hold the requested information.  
 
6. When was legal advice sought for the Student Lifecycle Project? What were the legal 
fees? 
 
At the commencement of contract negotiations, following completion of due diligence, the 
University lawyers provided legal advice and assisted throughout all contract discussions. 
 
The legal fees charged totalled £9274.50.   
 
The supply of documents under the terms of the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 
does not give the applicant or whoever receives the information any right to re-use it in such a 
way that might infringe the Copyright, Designs and Patents Act 1988 (for example, by making 
multiple copies, publishing or otherwise distributing the information to other individuals and the 
public). The Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (Consequential Modifications) Order 
2004 ensured that Section 50 of the Copyright, Designs and Patents Act 1988 (“CDPA”) 
applies to the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (“FOISA”).   
 
Breach of copyright law is an actionable offence and the University expressly reserves its 
rights and remedies available to it pursuant to the CDPA and common law. Further information 
on copyright is available at the following website: 
 
 
 
 
 
http://www.ipo.gov.uk/copy.htm 
Your right to seek a review 
 
Should you be dissatisfied with the way in which the University has dealt with your request, 
you have the right to require us to review our actions and decisions. Please refer to the 
Review Procedure (http://www.gla.ac.uk/services/dpfoioffice/policiesandprocedures/foisa-
complaintsandreview/) for further information.  All complaints regarding requests for 
information will be handled in accordance with this procedure. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Data Protection and Freedom of Information Office