Wolfram Bayer 
 
[FOI #24199 email] 
3 December 2009  
Our Ref: FOI 2009/205 – F0080188 
 
Dear Mr Bayer, 
 
Re: Freedom of Information (Scotland) Act 2002 – Request for Information 
 
Thank you for your email which was received by the University on 3 December 2009 timed 
12:31 hours, requesting the following information: 
 
 
1. For Phase I of the Student Lifecycle Project you were allocated £650,000 but you spent 
£808,017.  With regard to this: 
 
a. Could you please let me know when the Project Board was notified of the need for extra 
funds? 
 
b. Could you please send me the case that was made for the additional funds and the minutes 
of the Project Board meeting where this was discussed. 
 
c. Who approved the additional funds? Please provide me with the relevant case that was 
made and the minutes of the meeting where this case was discussed and approved. 
 
2. In your proposal "Review of Student Administrative Processes" that was submitted to the 
University's Senior Management Group meeting of Tuesday 26 June 2007, you stated: 
"The present development strategy of continued enhancement and technology refreshes of 
the in house system, with a relatively small development resource (annual cost of 
approximately £700K) and tackling high priority areas only, is not a viable option given the 
pace at which business change is required." 
 
Could you please let me know what will be the annual running cost of the new system? 
 
3. How do you measure the viability of this project?  By this I mean under what circumstances 
the University will decide to terminate this Project? 
 
DATA PROTECTION AND FREEDOM OF INFORMATION OFFICE 
Main Building, University of Glasgow, Glasgow G12 8QQ 
Data Protection: Telephone: 0141-330-3111 E-Mail: [email address] 
Freedom of Information: Telephone: 0141-330-2523 E-Mail: foi@gla.ac.uk 
The University of Glasgow, charity number SC004401 

---

 
 
4. Have you assessed the maximum amount of money that the University will be able to 
allocate to this project? 
 
5. What are the fall back plans if the University is not able to continue with this project? 
 
6. When was legal advice sought for the Student Lifecycle Project?  What were the legal fees? 
 
 
As the University of Glasgow is a Scottish Public Authority, your request is subject to the 
terms of the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (“FOISA”).  The University 
acknowledges receipt of your request and confirms a response will be sent to you promptly; 
and in any event not later than 6 January 2010.  The Freedom of Information Office will 
contact you if we require any further information.  
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Data Protection and Freedom of Information Office 
 
The information that you supplied with your Request for information will be entered into 
a  filing  system  and  will  only  be  accessed  by  authorised  persons  of  the  University  of 
Glasgow or its agents. The information will be retained by the University and will only 
be  used  for  the  purpose  of  (a)  processing  your  Request  for  information,  and  (b)  for 
statistical  and  audit  purposes.  By  supplying  such  information  you  consent  to  the 
University storing the information for the stated purpose. The information is held by the 
 
University in accordance with the provisions of the Data Protection Act 1998. 
 

---