Our ref: 
CB/SF/ajb/20091217 FOI560 Taylor 
Your ref:   
Please reply to: 
Date: 
17 December 2009  
Lockton House 
 
Clarendon Road 
 
Cambridge 
 
CB2 8FH 
 
 
Switchboard: 01223 725400 
Richard Taylor 
Direct Tel:  01223 725585 
Cambridge 
Fax: 01223 725401 
 
Email: [email address] 
 
Website: www.cambridgeshire.nhs.uk 
 
By email to: [FOI #23527 email]  
 
 
 
Dear Mr Taylor 
 
Freedom of Information Act Request 
 
I write further to your Freedom of Information request which we acknowledged on 23 
November 2009, regarding the performance of our Exceptional Case Panel. 
 
The PCT has had 3,177 exceptional case requests in the time period you specify.  Some 
of these are not discussed at panel because a decision is reached before panel, because 
the applicant is unable to make a case for exceptionality, or because the case 
subsequently falls into a different category such as a high cost drugs request or a routine 
commissioning request. 
 
We hold some information pertaining to exceptional case requests on a secure database, 
but much of the information that you have requested (including panel dates and urgency 
categories) is contained in individual case files, and not on the database.  We are 
therefore unable to answer your request without a significant amount of case review and 
to undertake this would be above the fee limit of Â£450 recommended by the Information 
Commissioners Guidance and in line with our FOI Policy. 
 
Even given this case review we would not be in a position to release any information that 
could be patient identifiable and the Data Protection Act would apply under Section 40 (1) 
of the Freedom of Information Act. 
 
We are seeking to develop the database to enable us to monitor some of the types of 
information you have requested such as response times by urgency category.  When this 
development takes place we will enter data prospectively.  There is no plan at present to 
link the timing of expenditure into the database, as due to the nature of requests the 
activity is funded through several funding routes and not exclusively through the 
exceptional case budget. 
 
I hope this helps explain the situation.  I am sorry we are unable to answer your request in 
detail, but if you would like any further assistance in relation to this matter, please do not 
hesitate to contact me. 

---

 
Page 2. 20091217 FOI560 Taylor 
 
 
If you are not satisfied with my response you can contact the Information Commissioner's 
Office.  More details are available on their web-site on 
www.ico.gov.uk<http://www.ico.gov.uk/>.  The address is:- 
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
CHRIS BANKS 
Chief Executive 
 

---