8 Weymouth Street 
  Telephone 
020 7580 5861 
London 
Facsimile 
020 7436 5269 
W1W 5BU 
e-mail 
[ARB request email] 
website 
www.arb.org.uk 
 
 
 
           Architects Registration Board 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Date:  25th November 2009 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ref:  FOI/Board Appraisal  
 
 
 
 
BY EMAIL    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Dear Mr Salisbury 
 
 
I write further to your Freedom of Information Act 2000 (the “Act”) request of 20 October 
2009 relating to the internal assessment of Board members. 
 
You made two numbered requests, namely, to be provided with: 
 
“1.   A copy of any pro forma questionnaire issued to Board members, distinguishing 
between forms used for appointed and elected members (if there is any difference), 
and 
 
2.  Unredacted copies of the completed and returned questionnaires.” 
 
In relation to Request 1, I enclose copies of the fol owing documents: 
 
a)  A note circulated to Board members setting out the procedure for the Board 
Members’ Appraisal Scheme (the “Scheme”). 
 
b)  A process diagram accompanying the above note.   
 
c)  The pro forma questionnaire for the Scheme.  I can confirm that this is the only 
questionnaire which is currently in use for the purposes of the Scheme. There is no 
difference in the forms used for appointed and elected members. 
 
In relation to Request 2, I can confirm that the Board does hold completed 
questionnaires in respect of some Board Members.  This information is however exempt 
from disclosure under the Act as: 
 

---

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.  The information provided by Board Members on the appraisal form was provided in 
confidence, and its disclosure would give rise to an actionable breach of confidence. 
It is therefore exempt from disclosure pursuant to s.41 of the Act.  The Board Minutes 
of 17 July 2008 make it clear that the information is to be treated as confidential, and 
this is emphasised in the document provided to Board members and referred to at 
point a) above.   
 
2.  It is personal data relating to Board Members and exempt under the provisions of 
s.40 of the Act.  I note your comment that this exemption should not apply to your 
request as: 
 
“Whereas it is clear that personal data are exempt from disclosure, this exemption 
does not appear to apply to data pertaining to public office, which is of public interest 
and validly so, particularly when a review is being made of the performance of a 
public authority and its members.” 
 
Having considered the application of this exemption in detail, I consider that it does apply 
in this instance.  Given in particular the concerns regarding confidentiality which were 
raised at Board level prior to the Scheme being instituted, and the legitimate expectations 
of Board members that their information wil  not be disclosed, in my judgment disclosure 
of the completed questionnaires would be an unfair processing of personal data and 
therefore a breach of one of the data protection principles referred to in s.40(3) of the 
Act. 
 
Under the Board’s procedures you are able to ask for my decision to be reconsidered by 
the Registrar, fol owed by a further review by the Information Commissioner as specified 
in section 50 of the Freedom of Information Act.  
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
Karen Holmes  
Deputy Registrar and Head of Registration 
 
 
Page 2/2 
 
 
 

---