Your ref: DIL/C.PS  
 
Mr Philip Swift  
By email only to:  
[email address]  
 
January 15 2010 
 
 IPCC Contact: 
Dear Mr Swift,  
Diljinder Kaur Chowhan 
Freedom of Information Team Leader  
 
Tel: 0207 166 3000 
Re: Your Complaint  
[email address] 
 
Thank you for your email dated November 27 2009 and further to my email of 
December 23 2009, I can confirm that I am now in a position to fully respond 
to the concerns that you have raised in your email.  I would like to apologise 
for  the  delay  in  responding  to  you  and  hope  this  has  not  caused  you  any 
inconvenience. I note you have asked several questions and I will respond to 
these within this letter. 
 
In answering questions 1 and 2, we have experienced a significant increase in 
the number of requests during the summer which led to a backlog of requests.  
This has been explained to you in previous correspondence.  This backlog of 
work  included  your  request  and  this  is  the  reason  why  your  original  request 
and subsequent requests have not been answered within the set parameters.  
As  a  direct  result  of  this  increase  in  requests,  we  have  introduced  a  new 
process  through  information  retrieval  and  advice  on  disclosure,  which  will 
allow for requests made under the Freedom of Information Act to be dealt with 
more efficiently and within the time limits.   
 
Your original Freedom of Information request of October 23 2009 was replied 
to  fully  on  December  31  2009.    I  note  you  made  a  request  for  an  internal 
review  on  November  21  2009  as  we  had  not  at  that  point  in  time  replied  to 
your  request  within  the  set  time  frames.    As  your  Freedom  of  Information 
request  was  replied  to  fully,  bar  the  delay,    I  would  be  grateful  if  you  could 
 
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please  confirm  whether  you  still  wish  me  to  progress  an  internal  review  into 
this  request    as  you  have  now  received  all  the  information  as  per  your 
request.  I would also like to advise you that there has been a change in our 
internal review process and we anticipate this change will quicken the process 
for completing future requests for internal reviews. 
 
We  are  aware  of  our  obligations  under  the  Freedom  of  Information  Act  and 
once  again  I  would  like  to  apologise  for  the  delays  you  are  experiencing  in 
receiving  formal  responses  to  your  requests.    The  IPCC  is  an  open  and 
transparent organisation and always seeks to provide the highest standards of 
service.  On  this  occasion,  however,  these  standards  were  not  met.    I  would 
like to reassure you that processes are being put into place so that requests 
can be dealt with more efficiently and responded to within the set timeframes 
as prescribed by the legislation.  
 
Should  you have any  further  concerns,  please  do  not  hesitate to  contact  me 
directly.   
 
Yours sincerely  
 
 
Miss Diljinder Kaur Chowhan  
Freedom of Information Team Leader  
Independent Police Complaints Commission  
   
 
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