17 November 2009  
Mrs Wileman 
Policy & Communication 
By email 
West Berkshire District Council 
Council Offices 
Market Street  Newbury 
Berkshire  RG14 5LD 
Our Ref:  FoI/2009/IR/07 
Your Ref:   
Please ask for:  David Lowe 
Direct Line:  01635 519747 
Fax:  01635 519613 
e-mail:  [email address] 
 
 
Dear Mrs Wileman, 
 
Request for a Review – Refusal under Section 12 
 
You have requested a review of the Council’s refusal of your request for statistics of 
children placed under an Interim Care Order or Emergency Protection Order from 1998 
to current date where the reason for the Order was only emotional harm. 
 
In our previous correspondence we advised you that because of the number of case 
files, and the requirement to read through the documentation in some detail (since the 
Council does not collate this particular data separately), we were refusing this request 
under the provisions of Section 12 of the Freedom of Information Act 2000, since to 
progress it would exceed the ‘appropriate limit’ of 18 hours of staff time. In requesting a 
review you have suggested that the Council could supply the data from 2004 onwards (a 
revision of the parameters of the request) and that in other authorities the work has been 
carried out by the Head of Service. 
 
Having reviewed this revised request, and examined the reason for the original refusal, it 
is my determination that we do not, in any event, hold the information you requested.  
 
However, even if we were to seek to extract this data, I regret that it is my view that the 
refusal under Section 12 would still be appropriate, and that even with your revision of 
the request the amount of work involved would still exceed 18 hours.  
 
To explain the process I have used to arrive at this decision, it is necessary to explain 
how the data is currently collected. The authority is required to collate the information on 
the database according to a set of ‘category of need’ codes which are used for our 
reporting to the Government.  
 
N1 – Child Abuse/Neglect 
N2 – Child Health/Disability 
N3 – Family Health/Disability 

---

N4 – Family in Acute Stress 
N5 – Family Dysfunction 
N6 – Child Socially Unacceptable Behaviour 
N7 – Family Low Income 
N8 – Child – Absent Parenting 
N9 – Young Person Not in Need/Case held by Other Authority 
 
In reviewing the scope of your request I established that an Order issued under the 
category of emotional harm (which is not in itself a category we use) would be most likely 
to fall within N1, N4 or N5. I asked the staff in Children’s Services to scope the request 
again, this time eliminating all but those case files falling within N1, N4 and N5 to see 
whether this reduced the scope of the request to a manageable data set. 
 
Within these categories, of the data on the database, (which dates from November 2005) 
there are 23 Interim Care Orders which fall under category N1, and 5 which fall under 
category N5. In addition there are two emergency protection orders, one falling under 
category N1 and one under category N4. Please note that the report includes data added 
since your original request was made on 1st October, hence the additional Emergency 
Protection Order statistics. 
 
You will see from this that even using the existing categories to try to restrict your revised 
request will still leave 30 case files the staff within the service need to review, as well as 
the case files for the cases not on the database system, - at least 12. The estimated time 
for the work still exceeds the appropriate limit under Section 12 of the Freedom of 
information Act 2000. I must therefore advise you that it is our view that the original 
refusal still stands. 
 
As you were advised in the email sent 2nd October, there are other statistics we supply to 
the DCSF which may provide you with statistics of children placed under child protection 
plans, or placed in care because of emotional harm, even though this is not specifically 
the information you have originally requested. If you are interested in this data please 
contact Ms Broughton. 
 
If you are still unhappy with how your request has been handled you may write to the 
Information Commissioner, the independent regulator, requesting a review of the request 
and our refusal. The Commissioner can be contacted at: 
Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire 
SK9 5AF 
http://www.ico.gov.uk/complaints/freedom_of_information.aspx  
 
Yours sincerely 
 
 
David Lowe 
Policy & Scrutiny Manager 

---