Our ref: FoI Review 2009/184 –F0076448 
 
 
26 November 2009 
 
 
Mr James Watson 
[email address] 
 
 
Dear Mr Watson, 
 
Freedom of Information (Scotland) Act 2002 – Review Outcome 
 
I  write  with  regard  to  your  request for  a  review  of  the  University’s  response  to  your 
Freedom of Information request (Our Ref FoI 2009/184 –F0076448).  Your areas of 
concern relate to: 
 
 
Your  question  5  was  “According  to  the  high  level  plan  the  target  completion 
date for Phase 1 was August 2008.  Was this achieved?  If not when was this 
phase  completed?    If  this  phase  was  not  completed  on  time  what  were  the 
reasons?”  The response provided was that Phase 1 was concluded at the end 
of  August  2008 with  the  decision to  enter  a  pre-contract  due-diligence  phase.  
You  claim  that  the  response  provided  to  your  question  5  is  inconsistent  with 
an earlier response dated 19 October in relation to a request for a review of FoI 
review 2009/166-F0072674.  This stated that “Phase 1 encompassed that part of 
the project prior to the contract with the supplier being signed i.e. including the 
due diligence.” 
 
You  have  also  requested  that  the  figures  provided  in  response  to  your 
question  1  be  checked  and  that  you  are  provided  with  an  accurate  response.  
In  that  question  you  requested  information  about  the  actual  expenditure 
against each item listed in Appendix C to the Review of Student Administrative 
Processes submitted to the Senior Management Group of the University on 26 
June 2007. 
 
 
The  University  has  reviewed  your  request  and  the  response  you  were  sent  on  28 
October 2009.   The principal activities constituting Phase 1 as originally envisaged 
are  detailed  in  the  paper  presented  to  the  Senior  Management  Group  on  26  June 
2007.  These activities included the review and measurement of third party solutions 
to  enable  options  to  be provided  and  an  informed  decision  taken  as to whether  the 
features required could be delivered by one or more third party packages.  A solution 

---

was selected by the August 2008 target date, but a decision was taken by the Project 
Board  on  10  September  2008  to  extend  this  phase  and  to  carry  out  supplementary 
work before finalising any contract.  This supplementary work, which was completed 
in May 2009, comprised a more detailed review of the University’s requirements and 
validation of those requirements against the solution which had been identified by the 
original target date.  The review comprised the series of design workshops referred 
to in the 10 September minute of the Project Board. 
 
The  figures  provided  in  response  to  question  one  of  your  request  have,  therefore, 
been revised and are detailed below. 
 
Description 
Total estimated (£) 
Total actual (£) 
to 31/8/08 
to 31/5/09 
Staff 
 
 
Project Director 
30,000 
76,771.11 
Project Assistant  
31,500 
51,667.35 
Senior Analyst/ 
112,000 
30,080 
Programmer x 2  
Functional Experts 
200,000 
94,782.85 
Experienced specialist – 
220,000 
235,482.51 
external resource 
Specialist Consultants  
13,000 
298,774.01 
Software 
 
 
Process Mapping Tool 
25,000 
Nil 
Annual Maintenance 
4,000 
Nil 
Server that will host 
3,000 
Nil 
product 
Training 
6,000 
Nil 
Consultancy support  
2,000 
Nil 
Other costs 
 
 
Workshops catering  
3,500 
6643.98 
Visits to UK & 
3,600 
14179.73 
International universities  
Overall total estimated 
653,600 
808,017.93 
cost 
 
Please note that in the table provided in our original response to your question one, 
the  date  noted  as  31  August  2009  should  have  read  as  31  August  2008.    We 
apologise for this error. 
 
The supply of documents under the terms of the Freedom of Information (Scotland) 
Act 2002 does not give the applicant or whoever receives the information any right to 
re-use  it  in  such  a  way  that  might  infringe  the  Copyright,  Designs  and  Patents  Act 
1988 (for example, by making multiple copies, publishing or otherwise distributing the 
information  to  other  individuals  and  the  public).  The  Freedom  of  Information 
(Scotland) Act 2002 (Consequential Modifications) Order 2004 ensured that Section 
50 of the Copyright, Designs and Patents Act 1988 (“CDPA”) applies to the Freedom 
of Information (Scotland) Act 2002 (“FOISA”).   
 
Breach  of  copyright  law  is  an  actionable  offence  and  the  University  expressly 
reserves  its  rights  and  remedies  available  to  it  pursuant  to the  CDPA  and  common 
law. Further information on copyright is available at the following website: 
 
http://www.ipo.gov.uk/copy.htm 

---

 
I  confirm  that  this  letter  signifies  the  end  of  the  University’s  internal  procedures.    If 
you remain dissatisfied with the outcome of this review you can appeal to the Office 
of the Scottish Information Commissioner at the following address: 
 
Scottish Information Commissioner 
Kinburn Castle 
Doubledykes Road 
St. Andrews 
Fife  KY16 9DS 
 
Tel: 01334 646610 
Email: [email address]  
 
Please  be  advised  there  is  a  right  of  appeal  to  the  Court  of  Session  against  the 
Commissioner's decisions, but only on a point of law. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Dr Anne B Mitchell 
Corporate Projects Manager 
 
 
 
 
 
 
 

---