James Watson 
 
[FOI #18757 email] 
28 October 2009 
Our Ref: FOI 2009/167 – F0072840 
Dear Mr Watson, 
 
Re: Freedom of Information (Scotland) Act 2002 – Request for Information 
 
Thank you for your email which was received by the University on 30 September 2009 timed 
12:39 hours, requesting the following information: 
 
1. Appendix C (Phase 1 - Estimated Costs) of "Review of Student Administrative 
Processes" that was submitted to the Senior Management Group - Tuesday 26 June 
2007 provides an itemised budget request for phase 1 of the Student Lifecycle Project. 
Could you please provide the actual spent against each item listed in Appendix C? 
 
2. Could you please provide me with a breakdown of the cost of the due diligence 
phase (i.e. £293,982)? In this breakdown all I need is who was paid, how much they 
were paid, and for what purpose? 
 
3. Your estimated cost for phase 1 of the student lifecycle project was £653,600 (as 
described in Appendix C of "Review of Student Administrative Processes" ). However, 
in replying to another FoI request 
(http://www.whatdotheyknow.com/request/12499/response/36179/attach/5/attachment3 
%202.pdf) you stated that the actual cost was in the region of £801,655. 
Could you please tell me who approved the additional funds? I also wish to see all 
relevant proposals that were produced, and minutes of all meetings that were held to 
discuss or approve the additional funds. 
 
4. On page 10 of "Review of Student Administrative Processes" document that was 
submitted to the Senior Management Group - Tuesday 26 June 2007 there is a mention 
of two independent consultants visiting the University. Could you please tell me how 
much each was paid and who approved the expenditure? 
 
5. According to the high-level plan (see page 11 of the above document) the target 
 
DATA PROTECTION AND FREEDOM OF INFORMATION OFFICE 
Main Building, University of Glasgow, Glasgow G12 8QQ 
Data Protection: Telephone: 0141-330-3111 E-Mail: [email address] 
Freedom of Information: Telephone: 0141-330-2523 E-Mail: foi@gla.ac.uk 
The University of Glasgow, charity number SC004401 
 

---

 
 
 
 
completion date for Phase 1 was Aug 08. Was this achieved? If not when was this phase 
completed? If this phase was not completed on time what were the reasons? 
 
University’s Response 
 
1. See table below for details of the actual spend against the estimated spend for phase 1. 
 
Description 
Total estimated (£) 
Total actual (£) 
To 31/8/09 
Staff 
 
 
Project Director 
30,000 
4,466.61 
Project Assistant  
31,500 
25,003.09 
Senior Analyst/ Programmer x 2  
112,000 
30,080 
Functional Experts 
200,000 
21,093.43 
Experienced specialist – external 
220,000 
126,136.26 
resource 
Specialist Consultants  
13,000 
528.75 
Software 
 
 
Process Mapping Tool 
25,000 
Nil 
Annual Maintenance 
4,000 
Nil 
Server that will host product 
3,000 
Nil 
Training 
6,000 
Nil 
Consultancy support  
2,000 
Nil 
Other costs 
 
 
Workshops catering  
3,500 
£3,773.80 
Visits to UK & International 
3,600 
£7,032.30 
universities  
 
Overall total estimated cost 
653,600 
 
 
2. The £293,982 is broken down as per the table below.  The costs covered the consultancy 
costs of running a series of process workshops and producing output documents on each 
functional area within the scope of the project.  
  
  
Amount 
Purpose 
Recipient 
  
286,794.48  Consultancy 
Atos 
  
7,187.50  Consultancy 
Apex 
Total 
293,981.98    
  
 
3. During the course of phase 1 (as described in Appendix C of "Review of Student  
Administrative Processes") the Project Board agreed that due diligence would be carried out. 
Please see minutes of the Project Board meeting held on 4th June 2008 (Appendix 1 
attached). 
 

---

 
 
 
 
It was agreed at the Project Board meeting on 10th September 2008 that the remainder of the 
budget from phase 1 would be utilised towards the due diligence costs. The minute of that 
meeting is attached as Appendix 2. 
 
4. Two independent consultants were paid £24803.13 and £5857.56.  The expenditure was 
approved by the Information Policy and Strategy Committee. 
 
5. Phase 1 was concluded at the end of August 2008 with the decision to enter a pre–contract 
due diligence phase.   
  
The supply of documents under the terms of the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 
does not give the applicant or whoever receives the information any right to re-use it in such a 
way that might infringe the Copyright, Designs and Patents Act 1988 (for example, by making 
multiple copies, publishing or otherwise distributing the information to other individuals and the 
public). The Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (Consequential Modifications) Order 
2004 ensured that Section 50 of the Copyright, Designs and Patents Act 1988 (“CDPA”) 
applies to the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (“FOISA”).   
 
Breach of copyright law is an actionable offence and the University expressly reserves its 
rights and remedies available to it pursuant to the CDPA and common law. Further information 
on copyright is available at the following website: 
 
http://www.ipo.gov.uk/copy.htm 
Your right to seek a review 
 
Should you be dissatisfied with the way in which the University has dealt with your request, 
you have the right to require us to review our actions and decisions. Please refer to the 
Review Procedure (http://www.gla.ac.uk/services/dpfoioffice/policiesandprocedures/foisa-
complaintsandreview/) for further information.  All complaints regarding requests for 
information will be handled in accordance with this procedure. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Data Protection and Freedom of Information Office 

---