John Walker
[FOI #1492 email]
By email:
Date
7 August 2008
Our reference
30-07-2008-114944-001
Dear Mr Walker
Freedom of Information requests
I refer to your two requests for information which have been handled under the
Freedom of Information Act 2000.
“
1. Copies of your organisation's policy documents relating to the selection of
personnel for Common Purpose training.”
The LSC has undertaken a search and can advise that it does not hold any policy
or guidance specific to the selection of LSC employees for Common Purpose
training. The LSC does have a learning and development policy for all learning
and development undertaken by staff. A copy of the document is attached to this
email.
“
2. Copies of ALL correspondence (email, letters, memos etc) relating to the
selection of personnel for Common Purpose training.”
The LSC considers that it holds information which relates to the selection of an
employee undertaking training with the organisation, Common Purpose, based on
the fact that the LSC has identified money spent since 2001 on training provided
by Common Purpose, and with the knowledge that the LSC managers might
document information regarding the selection of an employee to undertake such
training, as part of annual discussions between each employee and his or her line
manager. Any information documenting selection for training would therefore
almost certainly feature, as a result of these discussions, in the employee learning
Learning and Skills Council
Cheylesmore House Quinton Road Coventry CV1 2WT
T 0845 019 4170 F 024 7682 3675 www.lsc.gov.uk

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and development plan, which is personal to each employee, and is likely to be
stored in individual employee and ex-employee files. It is possible, but considered
much less likely that some information might feature in correspondence between
the employee and line manager, such as emails, letters, memos etc, which you
have specified in your request.
Irrespective of the format in which this information is held, the LSC estimates that
to undertake a search to identify all such information held by the LSC would
exceed the appropriate cost limit, as set out under section 12 of the Freedom of
Information Act and the relevant Freedom of Information and Data Protection
(Appropriate Limits and Fees) Regulations 2004. Under section 12 of the Act, the
LSC is not obliged to comply with a request where it estimates that the appropriate
cost limit is exceeded, and on this occasion the LSC has decided not to comply
with this request.
The LSC estimated the cost of the initial step necessary to identify the information
requested was £1375 (representing 55 hours work based on £25 per hour),
significantly exceeding the appropriate cost limit set for the LSC of £450.
We can also advise that information regarding selection of employees to attend
training has not historically been stored on a computerised employee system. The
LSC introduced such a system during the course of 2008, but it has not been
populated with any historic data from learning and development plans, and it is not
mandatory to describe the training provider on this system.
If you have not been satisfied with the handling of your request, the LSC maintains
a complaint-handling procedure in accordance with section 50 of the Freedom of
Information Act 2000. Details of the complaints procedure are available on the
LSC website at:
http://www.lsc.gov.uk/ComplaintsProcedure.htm
If you complain to the LSC and remain dissatisfied with the outcome, you can write
to the Information Commissioners Office (ICO). Full details of the Complaints
Procedure are held on the ICO website at:
http://www.ico.gov.uk/complaints.aspx
Yours sincerely
Russel Bailey
Head of Records and Rights
Letter to John Walker on 7 August 2008
Freedom of Information requests
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