Finance & Performance Overview  
Report to : 
& Scrutiny Sub Committee 
 
Report of: 
Corporate Director Business 
 
Change 
 
 
Date of Report: 
10th July 2009 
 
 
SUBJECT: 
PROGRESS REPORT ON THE NEW 
COUNCIL WEBSITE 
 
 
 
Wards Affected: 
All 
 
 
 
Purpose of Report 
 
1.  This report provides a summary of the progress of the new Council 
Website (FatWire Web Content Management System [Web CMS]) project 
to date; particularly in relation to the dependencies with two business 
transformation programmes; namely Customer First and Excellence in 
People Management. 
 
Overview & Issues 
 
2.  There are two aspects to this project, both based on the FatWire content 
management system – Birmingham.gov.uk, which is the 
external/outward facing internet site and Inline, which is the 
internal/inward facing intranet site for council staff. 
 
3.  It is acknowledged that there has been considerable delay to the 
implementation of Web CMS, as a result of both business and technical 
challenges. 
 
4.  In terms of the current status of the Web CMS system, a number of 
functional defects and performance problems have been identified and are 
currently being addressed and indeed, most are now resolved. Additional 
development resources have been brought in to expedite the resolution of 
these defects and improve performance.  
 
5.  Website content from the current system (around 10,000 pages) has been 
migrated across into the new application, BCC authors and editors are in 
the process of validating and publishing the web pages.  A bug in the 
migration meant that some characters (for example certain types of quotes 
and apostrophes; pound and Euro signs, accented letters) were omitted, 
along with the following character.  All pages are currently being reviewed 
and amended by BCC authors and editors, supported by the Corporate 
Web Team. 
 

---

 
 
6.  At the start of June the content publishing was not progressing at the 
required rate. However, this situation has improved considerably since that 
time and directorates have ensured that resources have been targeted at 
this task. 
 
Dependencies 
 
7.  The new web site is critical to two of the business transformation 
programmes; namely Excellence in People Management and Customer 
First. 
 
Excellence in People Management(EPM) 
 
8.  EPM is dependent on the internal facing aspect of the Fatwire project to 
give access to HR People Solutions via the intranet portal.  The portal 
enables both manager self service and employees to have access to 
People Solutions, which gives access to employment policies and 
guidance, management information, e-learning and access to manage, 
update and maintain appropriate workforce data. This includes the new 
PDR process and forms. Fatwire is fundamental to the success of EPM. 
 
Customer First(CF)   
 
9.  CF is dependent on the external/ Internet facing aspects of the Fatwire 
Project.  Integration is required for web front end technology utilised by 
CF, this essentially concerns the need for BCC’s new website to be live to 
provide access to the public to carry out transactions in the new customer 
service model/organisation. CF assumes that there will be greatly 
increased use of the web by the public and therefore savings in the cost of 
providing customer services. 
 
Current Position (30th June 2009) 
 
10. The project is working towards an anticipated go-live at the end of July or 
possibly the first week of August 2009. Whilst this date is achievable, risks 
remain due to the complexity of the Web CMS solution and the 
dependency on directorates to check and publish content.   
 
11. The Corporate Web Team, senior managers and Service Birmingham are 
acutely aware of the issues and have significantly increased resource 
levels in an attempt to mitigate risk. As a result of actions taken, there has 
been significant progress on defect resolution over the last few weeks and 
increased focus on content publishing. I am assured by the directorates 
that all critical content identified by them will be published prior to the go 
live date.  
 
12. Security testing and performance testing has started this week and the 
outcomes of this testing may impact the ability to achieve the anticipated 
go-live date. As will failure to resolve any outstanding or new critical defect 
 

---

 
that is identified between now and the expected go-live date. 
 
13. Existing arrangements with Service Birmingham are based on a fixed price 
agreement. Some indications from Service Birmingham suggest that work 
in addition to that covered by the fixed price agreement has been 
undertaken; this is currently under discussion including, the identification, if 
necessary, of funding sources. As has always been the case, the Council 
is responsible for populating the content of the system. 
 
 
Summary 
 
14. Service Birmingham and the Council are working towards the new web 
site being available as soon as possible and I anticipate this will be at the 
end of July or possibly the first week of August 2009. However, this will be 
the first phase of an ongoing process.  
 
15. Users will notice immediately a new design and layout (the "look and feel") 
for the site. The underlying code will be much closer to being fully 
standards compliant and correspondingly more accessible to people with 
disabilities *; with the intention to become fully compliant as soon as 
possible after the launch. There will also be new tools to allow users to 
add address and event details directly from web pages into their electronic 
address books or calendars. A new, Google, search facility will make it 
much easier to find content on the site. 
 
16. The major changes will be visible once Customer First is able to offer a 
personalised account for monitoring the progress of specific service 
requests later in the year. 
 
17. It is my intention that a full ‘lessons learnt’ review is completed once both 
aspects of the project are live and stabilised. 
 
 
 
Glyn Evans 
Corporate Director of Business Change 
Tel: 0121 303 2600 
e-mail: [email address] 
 
 
 
 
 
 
 
 
*Note: It is a statutory requirement for the external facing web site to comply 
with the Disabilities Discrimination Act. 
 

---