University of Oxford 
University Offices, Wellington Square, Oxford OX1 2JD 
 
15 June 2009 
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Your Ref: 
E-mail of 15 May 2009 
Address: 
Amie Jones, Whatdotheyknow.com 
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How many students have been stopped from graduating due to 
_ 
having an outstanding library loan or fine. If possible, could you 
tell me the year they were due to graduate, the course they 
were due to graduate from, the amount the fine was for, and the 
outcome. 
 
Thank you for your request.  
At  Oxford,  students  are  not  required  to  graduate  in  a  particular  year,  and  will 
sometimes do so years after they have completed their course. Once a student 
has been given leave to graduate, he or she can be presented at any time when 
the college concerned has a quota place available.  
Students  with  unpaid  debts  to  the  University  are  not  permitted  to  take  their 
degrees.  Library  fines  for  non-returned  or  overdue books are one kind of debt. 
Where a library reports a case of this sort, the Proctors’ Office asks the student 
to settle the debt, at the same time putting a 'hold' on their electronic record, so 
that  staff  in  the  Degree  Conferrals  Office  are  aware  that  the  student  is  not 
permitted  to  graduate.  The  number  of  students  reported  to  the  Proctors  for 
unpaid library fines or non-returned books is published in the Proctors' Oration in 
the  University  Gazette,  see  http://www.ox.ac.uk/gazette/2008-9/supps/2_4876. 
(We do not analyse the figures by course.)  
In  the great majority of cases, the intervention of the Proctors’ Office results in 
payment being made to the library concerned. However, the University does not 
know whether the 'hold' on the student record has prevented the individual from 
graduating at the time originally planned. Similarly, in the small number of cases 
where the debt is not settled, we do not know whether the student has failed to 
graduate because of the 'hold' or for some other reason.  
 
FOI OXFORD 
 
 
Tel: 01865-270000 
Fax: +44 (0)1865-270222 E-Mail: [University of Oxford request email] Web: www.ox.ac.uk 
 

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